28. 12. 2015 | Magdalena Sokołowska

W poprzednim artykule omówiona została kwestia rozliczania nadwyżek inwentaryzacyjnych. Poniższy artykuł przedstawia rozliczanie niedoborów i szkód.

Niedobory występują jeśli stan rzeczywisty składników majątkowych ustalony w drodze spisu z natury jest mniejszy od stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych.

Szkody występują jeśli nastąpiła częściowa lub całkowita utrata pierwotnej wartości użytkowej danego składnika majątku.  

Kiedy powstają niedobory i szkody?

 Niedobory mogą wynikać z:

• błędów popełnionych przez pracowników w ewidencji księgowej, pomyłek w przyjmowaniu i wydawaniu podobnych składników majątku,
• cech naturalnych , fizyko-chemicznych,
• celowych działań pracowników np. kradzieże,
• zdarzeń losowych,
• innych przyczyn trudnych do wyjaśnienia.

Szkody najczęściej związane są z cechami fizykochemicznymi danego składnika np. blaknięciem, niewłaściwym przechowywaniem lub użytkowaniem składnika majątku. Szkoda ma wymiar wartościowy, który związany jest z różnicami jakościowymi.

Podział niedoborów i szkód:

I Niedobory

• Niezawinione
  • Nadzwyczajne
  • Pozorne
  • Naturalne
    • Mieszczące się w granicach norm ubytków naturalnych
    • Przekraczające granicę norm ubytków naturalnych
• Zawinione
  • Bezsporne
  • Sporne

II Szkody

• Niezawinione
  • Nadzwyczajne
  • Naturalne
• Zawinione
  • Bezsporne
  • Sporne

Wycena niedoborów:

• środki pieniężne w walucie polskiej -  w wartości nominalnej,
• produkty gotowe, półprodukty – w cenach jakie stosuje jednostka tj.  w rzeczywistym koszcie wytworzenia lub w stałej cenie ewidencyjnej skorygowanej o odchylenia od cen ewidencyjnych,
• towary, materiały w cenach stosowanych przez jednostkę tj. rzeczywistej cenie zakupu/nabycia lub w stałej cenie ewidencyjnej skorygowanej o odchylenia od cen ewidencyjnych,
• środki trwałe – w wartości nieumorzonej,
• środki trwałe w budowie -  w wysokości poniesionych kosztów.

Wycenę szkód należy dokonać w wysokości różnicy między wartością składnika majątku, która wynika z ewidencji, a wartością ustaloną w czasie inwentaryzacji. Istnieje także możliwość ustalenia szkody w wysokości  wydatków, które należałoby ponieść na naprawę lub przywrócenie pierwotnego stanu.

Do rozliczania niedoborów i szkód służy konto: Rozliczenie niedoborów i szkód ( w naszym planie kont jest to konto numer 242Konto 242 - Rozliczenie niedoborów i szkód (Aktywno-pasywne) 242 Rozliczenie niedoborów i szkód)

Po stronie Wn konta księgujemy:

• niedobory i szkody składników majątku obrotowego,
• niedobory i szkody środków trwałych,
• niedobory środków pieniężnych,
• podwyższenie wartości szkody lub niedoboru -  według decyzji kierownika jednostki.

Po stronie Ma konta księgujemy:

• obniżenie wartości niedoboru lub szkody – według decyzji kierownika jednostki,
• rozliczenie stwierdzonego niedoboru lub szkody.

Zapisów na koncie 242Konto 242 - Rozliczenie niedoborów i szkód (Aktywno-pasywne) 242 Rozliczenie niedoborów i szkód, tak jak w przypadku nadwyżek dokonuje się na podstawie dokumentów inwentaryzacyjnych, a rozliczenie niedoborów i szkód księguje się na podstawie dokumentu PK „Polecenie księgowania”, sporządzonego w oparciu o decyzje kierownika jednostki.

Przykłady księgowań na koncie 242Konto 242 - Rozliczenie niedoborów i szkód (Aktywno-pasywne) 242 Rozliczenie niedoborów i szkód:

 Na koniec roku obrotowego konto 242Konto 242 - Rozliczenie niedoborów i szkód (Aktywno-pasywne) 242 Rozliczenie niedoborów i szkód powinno wykazywać saldo zerowe, różnice inwentaryzacyjne należy rozliczyć razem z zamknięciem ksiąg za dany rok.

Z punktu widzenia podatkowego należy pamiętać, że nie stanowią kosztu uzyskania przychodów wartości niedoborów będących wynikiem braku staranności lub nieracjonalnego działania podatnika. W związku z czym kosztem podatkowym mogą być straty w części w jakiej przyczyny zostały uznane za niezawinione i których okoliczności oraz przyczyny powstania zostały dokładnie udokumentowane.

Niedobory niezawinione nie podlegają również korekcie podatku VAT naliczonego.