Benefity dla pracowników w ujęciu rachunkowym i podatkowym

15. 05. 2017 | Marzena Walkiewicz

Benefity dla pracowników – ujęcie rachunkowe i podatkowe

Coraz popularniejszą formą wynagradzania pracowników poza stałą pensją jest pakiet dodatkowych świadczeń pozapłacowych. Praktyka ta nie jest jeszcze powszechna, jednak coraz częściej zaczynają stosować ją duże korporacje. Najczęściej pracodawcy oferują prywatne pakiety medyczne, kursy lub kupony sportowo – rekreacyjne w formie karty multisport. Dzięki temu pracodawcy zyskują zmotywowanych pracowników, którzy stają się bardziej lojalni wobec firmy, w której są zatrudniani. Dodatkowo tego typu benefity stanowią pewnego rodzaju podwyżkę dla pracownika.

Benefity a podatek dochodowy

Zgodnie z art. 15. ust. 1. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Dodatkowe benefity wpływają na poziom motywacji pracowników przyczyniając się jednocześnie do zwiększenia ich jakości i efektywności w pracy, a to może wpłynąć dodatnio na przychód pracodawcy. Zatem można stwierdzić, że wydatki poniesione na benefity pracownicze pośrednio wpływają na przychód jednostki, a więc spełniają warunek uznania ich za koszty podatkowe.

Jednak należy mieć na uwadze, iż zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT (odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PIT) za koszty uzyskania przychodu nie uważa się wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Przepis ten dotyczy również wydatków na działalność socjalną (m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku lub działalności rekreacyjno – sportowej), które są finansowane ze środków obrotowych firmy.

Podsumowując, jednostka by móc zakwalifikować wydatek w koszty podatkowe powinien wykazać jego związek z przyszłymi przychodami, przy czym warto pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek uzasadnienia poniesionego kosztu. Taką tezę można znaleźć również w interpretacji indywidualnej z dnia 13 grudnia 2010r. o sygn. IBPBI/2/423-1780/10/PC wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach: “Podsumowując, w oparciu o przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe oraz przytoczone przepisy prawa należy stwierdzić, iż Wnioskodawca może, zgodnie z dyspozycją art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki, na rzecz pracowników w postaci zakupu karnetów na siłownie i inne formy wypoczynku ruchowego (karty MultiSport). W tym miejscu należy zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem oraz prawidłowym jego udokumentowaniem. Na podatniku bowiem ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego, dlatego też Spółka powinna posiadać dowody dokumentujące integracyjno - motywacyjny charakter przedmiotowych przedsięwzięć sportowych.”

Benefity a podatek VAT

W kwestii podatku VAT należy rozpatrzeć trzy sytuacje:

• gdy pracodawca całkowicie finansuje pozapłacowe świadczenia z własnych środków – jednostce przysługuje prawo do pełnego odliczenia podatku naliczonego VAT, jednocześnie ciąży na niej obowiązek wykazania VAT należnego w ramach nieodpłatnego przekazania świadczeń pracownikom. Wynika to z art. 8 ust. 2 pkt 2. ustawy o VAT, w świetle którego za odpłatne świadczenie usług uznaje się również nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika,
• gdy pracodawca częściowo finansuje pozapłacowe świadczenia z własnych środków – podatnik ma również pełne prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, ale w tej sytuacji powstaje również obowiązek pracodawcy do wykazania VAT należnego (tylko w części sfinansowanej przez pracowników). Kwestię tę można oprzeć na interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 21 maja 2012 r., nr ILPP1/443-168/12-4/NS: "W przypadku częściowej odpłatności za świadczoną usługę, podstawę opodatkowania stanowi wyłącznie kwota otrzymana od pracownika - odbiorcy usługi. Zatem Spółka powinna naliczać podatek VAT należny wyłącznie od wartości świadczeń, którymi są obciążani pracownicy."
• gdy pracodawca finansuje pozapłacowe świadczenia z ZFŚS – w przypadku całkowitego jak i częściowego finansowania jednostka nie ma prawa do odliczenia VAT naliczonego, nie powstaje również obowiązek wykazania VAT należnego.

Benefity pracownicze – ewidencja księgowa

Wydatki, które pracodawca finansuje ze środków obrotu gospodarczego firmy obciążają koszty działalności operacyjnej przedsiębiorstwa. Ewidencja zatem odbywać się będzie na koncie 405Konto 405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (Kosztowe) 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”. Część, którą opłaca pracownik może zostać potrącona z wynagrodzenia, gdzie operacja ta zostanie wykazana na koncie 230Konto 230 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń (Aktywno-pasywne) 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” lub zostać zwrócona przez pracownika, gdzie ewidencja odbędzie się na koncie 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

Przykład. Spółka zakupiła w maju prywatny pakiet medyczny dla swoich pracowników. Koszt zakupu wyniósł 3 460zł brutto (VAT 690zł). Część została sfinansowana przez pracodawcę –  w wysokości 60% kwoty (co stanowi 2214zł), natomiast reszta została potrącona z wynagrodzeń pracowników (w łącznej kwocie 1 476zł).

W opisanym przykładzie opodatkowaniu VAT podlega jedynie część finansowana przez pracowników, dlatego kwota VAT należnego wynosi: (1 476 zł x 23) / 123 = 276zł

Dekretacja:

1.      Ewidencja faktury otrzymanej za zakup pakietu medycznego dla pracowników:

• Strona WN konta 300Konto 300 - Rozliczenie zakupu aktywów trwałych (Aktywno-pasywne) 300 Rozliczenie zakupu kwota 3 000 zł
• Strona WN konta 221Konto 221 - Rozrachunki z tytułu podatku VAT (Aktywno-pasywne) 221 VAT naliczony i jego rozliczenie kwota 690 zł
• Strona MA konta 201Konto 201 - Rozrachunki z dostawcami (Pasywne) 201 Rozrachunki z dostawcami kwota 3 690 zł

2.      Rozliczenie zakupu pakietu medycznego:

• Strona WN konta 405Konto 405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (Kosztowe) 405  Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia kwota 1 800 zł (część kwoty netto finansowanej przez pracodawcę: 3 000zł x 60% = 1 800zł)
• Strona WN konta 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami kwota 1 200 zł (część kwoty netto finansowanej przez pracownika: 3 000zł x 40% = 1 200zł)
• Strona MA konta 300Konto 300 - Rozliczenie zakupu aktywów trwałych (Aktywno-pasywne) 300 Rozliczenie zakupu kwota 3 000 zł

3.      Naliczenie VAT należnego od przekazanych dla pracowników pakietów medycznych:

• Strona WN konta 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami kwota 276 zł
• Strona MA konta 222 VAT należny i jego rozliczenie kwota 276 zł

4.      Potrącenie należności za pakiet medyczne z wynagrodzeń pracowników (1.200 zł + 276 zł):

• Strona WN konta 230Konto 230 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń (Aktywno-pasywne) 230 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń kwota 1 476 zł
• Strona MA konta 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami kwota 1 476 zł