Wydatki na gastronomie a koszty uzyskania przychodu

12. 06. 2017 | Marzena Walkiewicz

Koszty ponoszone przez podatników na zakup usług gastronomicznych czy też cateringowych niemalże każdorazowo budzą wątpliwości odnośnie ich prawidłowego rozliczenia w aspekcie podatkowym. Niejasności związane z tym zagadnieniem występują głównie z powodu niedoprecyzowanych i zbyt ogólnych przepisów ustaw dotyczących kosztów podatkowych. Kwestią sporną jest nasuwające się pytanie – czy jednostka może zakwalifikować wyżej wymienione koszty jako koszty uzyskania przychodu?

Jak odróżnić wydatki na gastronomie i catering od zwyczajnej reprezentacji?

W praktyce bardzo trudno rozróżnić wydatki poniesione na gastronomie i catering, a wydatki poniesione na reprezentacje. Ich interpretacja nie jest jednoznaczna, co wynika z braku jasnego tłumaczenia terminu „reprezentacja” w żadnej z ustaw. Wobec czego organy podatkowe w wydawanych  przez nich interpretacja indywidualnych posiłkują się definicją zawartą w słowniku języka polskiego, według którego słowo „reprezentacja” to „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną”. W związku z tym, przykładowy poczęstunek na spotkaniu biznesowym mógł zostać zakwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu w sytuacji, gdy nie miał on charakteru okazałości i wystawności. Niestety, zbyt ogólne pojęcie słowa reprezentacja budzi kolejne problemy interpretacyjne. Z dniem 1 stycznia 2007r. w życie weszła nowelizacja ustawy o podatku dochodowym a wraz z nią dodany został art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: updop). W myśl ww. art. z kosztów uzyskania przychodu wyłączone zostały wydatki poniesione na reprezentację. Do tej kategorii w szczególności należą zakupy usług gastronomicznych czy zakupy napojów i żywności, bez względu na to, czy są zostaną one przeznaczone dla gości firmy, pracowników czy kontrahentów. Natomiast w myśl art. 15 ust. 1 updop, kosztami podatkowymi są te wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Zatem możemy śmiało stwierdzić, iż przykładowy zakup napojów, żywności czy też usług gastronomicznych jest bezpośrednio powiązany z chęcią osiągnięcia przyszłego przychodu lub zabezpieczenia jego źródła. Bowiem w praktyce trudno jest sobie wyobrazić spotkanie biznesowe, naradę lub zwykłą prezentację bez jakiegokolwiek poczęstunku. Biorąc pod uwagę obecny rozwój gospodarczy, przedsiębiorcy zobowiązani są do większego profesjonalizmu w kontaktach z potencjalnym klientem. W dzisiejszych czasach standardem jest prowadzenie rozmów biznesowych w restauracji, która jest jedynym miejscem, w którym możemy przeprowadzić tego typu spotkanie poza siedzibą firmy. Śmiało możemy stwierdzić, iż to co kiedyś było uznawane za reprezentacje dzisiaj jest po prostu oznaką profesjonalizmu.

Naczelny Sąd Administracyjny rozstrzyga wszelkie budzące kontrowersje kwestie.

Ze względu na wciąż pojawiające się niejasności związane z tym, czy wydatki te zakwalifikować jako koszt uzyskania przychodu, zbyt ogólną definicję słownikowego znaczenia „reprezentacja” a także rozbieżne interpretacje indywidualne organów podatkowych – skierowano sprawę do rozpatrzenia przez 7 osobowy skład sędziowski Naczelnego Sądu Administracyjnego. Wyrok w tej sprawie został ogłoszony dnia 17.06.2013 r., sygn. akt II FSK 702/11, w którym stwierdzono że dla prawidłowej kwalifikacji kosztów poniesionych na gastronomię należy określić to w jakim celu zostały one poniesione. Naczelny Sąd Administracyjny orzekł, iż jako koszt reprezentacji można uznać koszt przedsiębiorstwa, który został poniesiony w celu poprawy czy zbudowania jej pozytywnego obrazu, bez względu na miejsce świadczonej usługi lub też określenie czy dany wydatek miał charakter wystawności, okazałości, lub wytworności, ponieważ niezwykle trudnym jest sprecyzowanie dla nich miernika. Zatem z powyższej interpretacji wynika, iż zgodnie z art. 16 ust. 1 updop wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodu nie podlegają wszelkie wydatki ponoszone na napoje (kawa, herbata, woda), drobne poczęstunku (np. słodycze, kanapki) czy posiłki serwowane w trakcie prowadzonych spotkań biznesowych, w szczególności gdy celem spotkania jest przedstawienie oferty firmy czy omówienie szczegółów nawiązania współpracy.

W tej kwestii ocenę wydał również Minister Finansów w dniu 25.11.2013 r. w interpretacji nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521, w której przychylił się do wyroku wydanego przez Najwyższy Sąd Administracyjny z dnia 17.06.2013 r. Powołany organ podatkowy orzekł, że koszty związane z usługą gastronomiczną lub zakupem żywności i napojów powinny przede wszystkim zawierać wymogi zawarte art. 15 ust. 1 pdop, czyli być poniesionymi w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W ocenie wydanej przez Ministra Finansów należy podkreślić: „Wymienienie w przepisach podatkowych jako przykładowych kosztów reprezentacji wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, iż wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna pod kątem warunków i okoliczności uzasadniających poniesienie takich wydatków.”

Podsumowując, w interpretacji wydanej przez Ministra Finansów, każda sytuacja nabycia usług gastronomicznych na potrzeby przedsiębiorstwa powinna być poddana indywidualnej ocenie przez pryzmat zachodzących okoliczności oraz celu poniesienia kosztu.

Aktualnie zakwalifikowanie danego wydatku, który został poniesiony na usługi gastronomiczne oraz catering powinno być dla podatnika o wiele łatwiejsze. Należy jednak pamiętać, że kluczowym jest cel ich poniesienia. Wydatki takie jak usługi rozrywkowe z zapewnionym przez firmę cateringiem, obiad dla rodzin pracowników czy też organizowanie przyjęcia dla bliskich nie będą stanowić kosztów uzyskania przychodu i zostaną zakwalifikowane jako reprezentacja.

Główny cel spotkania determinuje decyzje prawidłowego zakwalifikowania kosztu

Podatnik, który decyduje się na zorganizowanie określonej imprezy powinien przyjąć zintegrowanie zespołu za cel główny, co przyczyni się również do poprawy atmosfery w pracy. Priorytetem jest, aby spotkanie miało na celu budowanie dobrych relacji między pracownikami firmy, co wiązać się będzie ze wzrostem motywacji w wykonywaniu codziennych obowiązków pracowniczych przez co również zwiększy się wydajność. To wszystko może przyczynić się do wzrostu przychodów firmy w przyszłości. Ważne jest, aby spotkanie miało charakter stricte motywacyjno-integracyjny. Dodatkowym elementem spotkania, które warto wcielić w życie jest omówienie osiągniętych przez firmę wyników oraz planów na przyszłość. Kiedy organizowana impreza przyjmuje tego typu charakter, wydatki związane z jej przygotowaniem będą stanowiły koszt podatkowy. Bowiem w przypadku, kiedy organizowane spotkanie będzie miało jedynie charakter konsumpcyjny, to wydatki takie nie będą stanowić kosztów podatkowych.

Warto pamiętać, aby poza fakturami zachować wykorzystane materiały do prezentacji, która była przygotowywana w celu omówienia wyników firmy, czy też agendę przebiegu spotkania. W tej kwestii po stronie podatnika występuje konieczność udokumentowania przebiegu imprezy pracowniczej, aby udowodnić, iż poniesione wydatki, miały na celu przyczynienie się do osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów podatnika bądź zintegrowanie lub zmotywowanie zespołu.