Moment otrzymania faktury a termin odliczenia VAT

21. 06. 2017 | Marzena Walkiewicz

Odliczenie VAT na zasadach ogólnych

Nabywca ma prawo do pomniejszenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony w okresie, w którym dokonując zakupu towarów czy usług powstał obowiązek podatkowy. Przepis ten funkcjonuje również w przypadku zaliczek lub rat. Należy jednak pamiętać, że odliczenie podatku VAT może nastąpić nie wcześniej niż w rozliczeniu za miesiąc, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny w przypadku importu towarów, co wynika stricte z art. 86 ust. 10b pkt 1. ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). Powyższe stanowisko potwierdza Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wydając interpretacje indywidualną z dn. 03.02.2015 r. sygn. akt. IPPP1/443-1450/14-2/AW, w której stwierdził: „Reasumując - za prawidłowe należy uznać stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym prawo do odliczenia podatku naliczonego, należy liczyć od okresu, w którym Spółka otrzymała fakturę. W związku z powyższym Spółka może wykonywać prawo do odliczenia w miesiącu otrzymania faktury lub duplikatu faktury, albo w rozliczeniu za jeden z dwóch następnych miesięcy licząc od miesiąca otrzymania faktury.”

Podstawowym dokumentem, który uprawnia podatnika do odliczenia VAT jest faktura dokumentująca zakup danego towaru czy usługi. Kluczowym jest tutaj również termin powstania obowiązku podatkowego po stronie sprzedawcy.

Terminy odliczenia VAT – rozliczenie miesięczne i kwartalne

Ustawodawca umożliwił podatnikom wydłużony okres odliczenia VAT na dwa kolejne okresy rozliczeniowe od momentu powstania obowiązku podatkowego, o czym jest mowa w art. 86 ust. 11 ustawy o VAT. Podatnik, który składa miesięczne deklaracje VAT, może przykładowo rozliczyć fakturę wystawioną i otrzymaną w miesiącu styczniu w danym miesiącu lub też w dwóch kolejnych miesiącach, czyli w tym przypadku w lutym lub w marcu. Natomiast przy składaniu deklaracji kwartalnych podatnik otrzymawszy fakturę w kwietniu ma możliwość odliczenia podatku VAT z faktury zakupu w drugim kwartale lub też w dwóch kolejnych okresach, czyli w trzecim lub czwartym kwartale.

W sytuacji, kiedy nabywca otrzyma fakturę zakupu z opóźnieniem, prawo do odliczenia podatku VAT nastąpi dopiero w momencie otrzymania faktury. Przykładowo fakturę wystawioną w marcu podatnik otrzyma dopiero w czerwcu, wówczas ma prawo do odliczenia podatku VAT zgodnie z datą otrzymania dokumentu, tj. w miesiącu czerwcu, co wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 16.09.2013r o sygn. akt IPPP3/443-538/13-2/LK, w której zajmuje następujące stanowisko w tej kwestii: „w sytuacji gdy w momencie powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy (tj. w kwietniu) z tytułu świadczenia usług w związku z wpłaceniem częściowej zapłaty przed ich wykonaniem Wnioskodawca nie będzie dysponował fakturą jak i w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych tj. w maju i czerwcu 2014 r., to wówczas prawo do odliczenia powstanie w momencie otrzymania faktury tj. w lipcu 2014 r., Natomiast realizacja tego prawa będzie mogła nastąpić za okres w którym Spółka otrzyma fakturę czyli w lipcu bądź za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych czyli w sierpień bądź wrzesień 2014 r.”

Zgodnie z art. 86 ust. 13 ustawy o VAT jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, które reguluje art. 86. ust. 11 ustawy o VAT, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji VAT za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Przepis uregulowany przez art. 86 ust. 11 ustawy o VAT nie ma jednak zastosowania przy fakturach z zastosowaniem procedury odwrotnego obciążenia, bowiem tutaj mamy do czynienia z rozliczeniem VAT naliczonego jak również należnego. W przypadku VAT należnego, obowiązek rozliczenia następuje w momencie daty wykonania usługi. Uniemożliwia to rozliczenie faktury w dwóch kolejnych okresach, co wiąże się z koniecznością korygowania deklaracji VAT, jeżeli otrzymamy fakturę z zastosowaniem odwrotnego obciążenia z opóźnieniem.

Jeżeli chodzi o faktury korygujące, to kwestie rozliczenia kwoty podatku VAT reguluje art. 86 ust. 19a. W myśl którego, nabywca, który otrzymał fakturę korygującą jest zobowiązany do rozliczenia podatku naliczonego w okresie w którym otrzymał fakturę korygującą.

Odliczenie VAT a zakupy dokonane przed rejestracją podatnika do VAT

Dla przedsiębiorcy, który planuje rozpoczęcie działalności gospodarczej zasadniczą kwestią jest fakt, iż ma on prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupu jeszcze przed dokonaniem rejestracji. Musi on jednak w chwili składania pierwszej deklaracji być już czynnym podatnikiem VAT. Należy jednak pamiętać, że terminy odliczenia VAT muszą mieścić się w wyżej opisywanych okresach. Problem pojawia się w przypadku, gdy podmiot na wiele miesięcy przed rozpoczęciem opodatkowanej działalności gospodarczej dokonał zakupu związanego z tą działalnością i tym samym termin odliczenia podatku VAT już minął. Rozwiązaniem w tej sytuacji może być odpowiednie zdefiniowanie momentu złożenia pierwszej deklaracji w zgłoszeniu VAT-R. Wówczas podatnik powinien zaznaczyć okres, w którym składana pierwsza deklaracja VAT będzie odpowiednia dla okresu rozliczenia danych faktur zakupu. Przy tego typu rejestracji podatnik zobowiązany jest również do złożenia zaległych deklaracji VAT.

Odliczenie VAT od faktur przesłanych drogą elektroniczną

Przy fakturach, które przedsiębiorca otrzyma drogą elektroniczną, przykładowo – załącznik w wiadomości e-mail, za datę otrzymania faktury uważa się datę otrzymania tej wiadomości. Forma wystawienia faktury ani też sposób jej otrzymania (papierowo czy elektronicznie) nie ma tutaj żadnego znaczenia. Skutki podatkowe w VAT są takie same w obu przypadkach. Potwierdzenie tej tezy możemy znaleźć w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 30.06.2014 r., sygn. akt. nr: ILPP4/443-201/14-2/EWW, w którym organ skarbowy stwierdza: „Data wpływu danej wiadomości e-mail wraz z załączoną do niej fakturą (fakturami) jest rzeczywistym i udokumentowanym momentem otrzymania danej faktury elektronicznej przez Spółkę. Ponadto, daty wpływu wiadomości e-mail będą zapisywane i przechowywane wraz z fakturami i w dowolnej chwili będzie można sprawdzić lub zweryfikować tak określoną datę otrzymania danej faktury.(…) faktury elektroniczne otrzymywane i przechowywane przez Spółkę według Procedury 1 i Procedury 2 będą stanowiły podstawę do obniżenia należnego podatku VAT o podatek naliczony z nich wynikający, na takich samych zasadach, jak w przypadku faktur papierowych. Natomiast za datę otrzymania danej faktury elektronicznej, należy uznać datę wpływu wiadomości e-mail wraz załączoną do niej przedmiotową fakturą na skrzynkę elektroniczną (tj. adres e-mail) Spółki.”

Podsumowując, podatnik przy odliczeniu podatku naliczonego powinien przede wszystkim kierować się datą otrzymania faktury. Powinno się mieć jednak na uwadze, aby rozbieżność między datą otrzymania a datą wystawienia faktury nie była zbyt duża. Gdy jednak taka sytuacja będzie miała miejsce, przedsiębiorca powinien zachować dowód potwierdzający, iż faktura wpłynęła do nas z dużym opóźnieniem. Takim dowodem może przykładowo być koperta z datą wpływu czy też wiadomość e-mail wraz z załączoną fakturą.