Czy faktura pro-forma jest podstawą zapisu w księgach?

27. 06. 2017 | Marzena Walkiewicz

W polskim prawie gospodarczym funkcjonują różnego rodzaju dokumenty księgowe, które są niezbędne do udokumentowania zawarcia transakcji między stronami. Częstym przypadkiem jest otrzymanie faktury pro-formy, która ma jedynie charakter informacyjny. Zgodnie z art. 66 & 1 kodeksu cywilnego tego rodzaju fakturę można potraktować jako ofertę. W rzeczywistości faktura pro-forma nie dokumentuje żadnego zdarzenia gospodarczego, a pełni jedynie funkcję informacyjną dotyczącą ewentualnej transakcji oraz przyszłej kwoty zapłaty, nie stanowi ona faktycznego dowodu zawarcia transakcji między stronami.

Definicja faktury

Dokument pro-forma zawiera wszelkie ustawowe elementy, które powinna zawierać faktura. Z tego powodu czasami budzi wątpliwości odnośnie tego, czy powinniśmy potraktować taki dokument jako dowód księgowy i zaewidencjonować w księgach rachunkowych. Z dniem 1 stycznia 2014 r. do ustawy o VAT dodano definicję faktury. Zgodnie z art. 2 ust. 31 ustawy o VAT faktura jest dokumentem w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Ustawodawca w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT wyszczególnił podstawowe dane, które m.in. powinna zawierać faktura VAT:

1. datę wystawienia;
2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10.  kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12. stawkę podatku;
13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15. kwotę należności ogółem;

Pozostałe punkty art. 106e ust. 1 również określają dane, które powinna zawierać faktura, natomiast powiązane są one z transakcjami szczególnymi.

Podstawa zapisu w księgach rachunkowych – jakie dowody księgowe?

Ustawodawca jasno określił definicję dowodu księgowego, a także podstawowe dane, które powinny posiadać. Mimo to zdarza się, iż kwestia wprowadzenia faktury pro-formy do ksiąg budzi wątpliwości, bowiem jest ona dokumentem zawierającym wszelkie ustawowe elementy faktury.

Do ksiąg rachunkowych spółka ma obowiązek wprowadzenia w postaci zapisu każde zdarzenia, które nastąpiło w danym okresie. Podstawą zapisów w księgach jest dowód księgowy, który potwierdza dokonanie operacji gospodarczej. W myśl art. 20 ust. 2 pkt 1-3 ustawy o rachunkowości, rozróżniamy trzy rodzaje dowodów źródłowych:

1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Zgodnie z art. 20 ust 3. Pkt 1-4 ustawy o rachunkowości pozostałymi dowodami księgowymi, w których powstaje obowiązek wprowadzenia danej operacji do ksiąg rachunkowych są:

1. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2. korygujące poprzednie zapisy;
3. zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Z racji coraz częściej pojawiających się wątpliwości, głos w tej sprawie zabrało Ministerstwo Finansów, które rozwiało wszelkie dotychczasowe niejasności:

"Dokument nazywany fakturą pro-forma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro-forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT".

Podsumowując, faktura pro-forma wystawiana jest przez podatników jedynie w celu informacyjnym, nie dokumentuje ona faktycznej operacji gospodarczej. Pro-forma jest dokumentem, który zawiera szczegółowe informację o przyszłej transakcji oraz kwocie zapłaty. Można rzec, iż jest swego rodzaju wezwaniem do zapłaty lub propozycją wystawienia ostatecznej faktury VAT. Umożliwia kontrahentom zapoznanie się z ceną danej usługi bądź towaru, nie rodząc przy tym żadnych skutków w świetle podatku VAT czy też podatku dochodowego. Faktura pro-forma nie stanowi definicji dowodu księgowego, dlatego też nie będzie ona podstawą zapisu w księgach rachunkowych.