Duplikat faktury VAT a termin odliczenia VAT?

28. 08. 2017 | Marzena Walkiewicz

Faktura VAT jest podstawowym dokumentem, umożliwiającym odliczenie podatku naliczonego. Prawo podatkowe nakłada na podatnika obowiązek przechowywania wszelkich dokumentów księgowym oraz w przypadku kontroli organów skarbowych ich okazania. Oznacza to, że podatnik musi dysponować dokumentem księgowym na podstawie którego podstawa opodatkowania VAT została pomniejszona poprzez odliczenie podatku naliczonego. Zdarzają się sytuacje, gdy okazuje się, że oryginalna faktura, którą otrzymaliśmy od dostawcy ulega zniszczeniu bądź zaginie czy też w ogóle do nas nie dotrze. W tego typu sytuacjach wystawiany jest duplikat faktury. Wystawiany jest przez sprzedawcę towaru bądź usługi na wniosek nabywcy. W związku z otrzymaniem duplikatu mogą pojawić się wątpliwości, co do  terminu odliczenia VAT od otrzymanego dokumentu.

Duplikat faktury pod względem prawnym jest równy fakturze pierwotnej, bowiem zawiera on te same dane, które zostały zawarte w oryginalnej fakturze. Duplikat dokumentuje to samo zdarzenie gospodarcze co faktura pierwotna, więc tym samym daje nam możliwość do odliczenia podatku naliczonego VAT (o ile nie dokonano odliczenia na fakturze pierwotnej)

Kiedy należy wystawić duplikat faktury?

Kwestie wystawienia duplikatu faktury reguluje art. 106l ustawy o VAT, w myśl którego duplikat faktury wystawiamy:

W przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:

1) podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:

• a) na wniosek nabywcy - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
• b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,

2) nabywca, wystawia ponownie fakturę:

• a) na wniosek podatnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,
• b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,

3) podmiot, o którym mowa w  art. 106c ustawy o VAT, wystawia ponownie fakturę:

• a) na wniosek nabywcy lub dłużnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,
• b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.

Należy pamiętać, iż faktura wystawiona ponownie musi zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia.

Termin odliczenia VAT z duplikatu faktury

Ustawodawca nie odniósł się w sposób szczególny do terminu odliczania VAT z duplikatu faktury. W tej sytuacji, należy stosować zasadę ogólną. Zatem, w myśl art. 86 ust. 1, 10 i 10b ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywana czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w rozliczeniu za miesiąc bądź kwartał, w którym łącznie zostaną spełnione poniższe warunki:

a) u sprzedawcy powstanie obowiązek podatkowy;

b) podatnik otrzyma fakturę, która dokumentuje transakcję nabycia towarów lub świadczenia usług.

Co do zasady, prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego przysługuje w rozliczeniu za okres, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak, niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik (nabywca) otrzymał fakturę. Podatnik zatem ma prawo do obniżenia podatku należnego w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Przykładowo, podatnik rozliczający się miesięcznie odliczy VAT w miesiącu otrzymania faktury oraz w dwóch kolejnych miesiącach, zaś podatnik, który wybrał rozliczenie kwartalne – ma prawo do odliczenia podatku w kwartale, w którym otrzymał fakturę oraz w dwóch kolejnych kwartałach.  Ponadto, należy pamiętać, iż w przypadku nie dokonania odliczenia VAT w wyżej wymienionych terminach, może to zrobić poprzez złożenie korekty deklaracji VAT, którą ma prawo złożyć w ciągu 5 lat, co reguluje art. 86 ust. 11 i 13 ustawy o VAT.

Co w przypadku, gdy faktura pierwotna została zgubiona bądź nigdy nie dotarła do nabywcy?

Czasami mamy do czynienia z sytuacją, w której podatnik otrzymawszy fakturę VAT, wprowadza ją do rejestru VAT odliczając od niej podatek, po czym okazuje się, że dokument znika lub też zostaje zniszczony. W tego typu sytuacjach, nabywca zobowiązany jest wystąpić do sprzedawcy z prośbą o wydanie duplikatu faktury pierwotnej. Otrzymanie duplikatu faktury będzie wiązać się jedynie z potwierdzeniem wcześniej przeprowadzonej transakcji, która ówcześnie została zaewidencjonowana w księgach rachunkowych, wówczas nie powstanie nowe prawo do odliczenia podatku VAT, bowiem skorzystaliśmy z tego prawa wprowadzając do systemu fakturę pierwotną. Zaś w przypadku nie otrzymania duplikatu faktury od sprzedawcy, podatnik zobowiązany jest dokonać korekty deklaracji VAT, w którym winien on skorygować wartość wcześniej odliczonego podatku VAT, co zostało potwierdzone przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 14 lipca 2014 r. (sygn. akt: ITPP1/443407/14/KM).

Zupełnie inaczej ma się sytuacja, w której faktura pierwotna nie dotrze do nabywcy. Istnieją przypadki, w których nabywcy nie są świadomi, iż dana faktura została wystawiona, bowiem w przypadku ogromnej ilości napływających faktur, dany dokument nie dotarł do podatnika i tym samym nie zostało to zauważone, wówczas podatnik dowiaduje się o tym dopiero w momencie wezwania do zapłaty. W takiej sytuacji, otrzymany duplikat faktury będzie równoznaczny fakturze pierwotnej, zatem podatnik ma prawo do odliczenia podatku VAT na zasadach ogólnych, tj. prawo do odliczenia powstanie w okresie, w którym duplikat faktury faktycznie wpłynął do nabywcy.

Reasumując, duplikat faktury w pełni daje możliwość odliczenia podatku naliczonego, natomiast okres, w którym podatnik będzie mógł skorzystać z tego prawa jest uzależniony od okoliczności otrzymania duplikatu faktury oraz od daty jego otrzymania. Należy pamiętać, iż prawo do odliczenia podatku naliczonego z duplikatu faktury przysługuje jedynie w sytuacji, w której podatnik nie dokonał odliczenia VAT z faktury pierwotnej.