Odpis na ZFŚS w 2018 roku

27. 12. 2017 | Marzena Walkiewicz

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest funduszem celowym, a zgromadzone środki mają na celu finansowanie działalności socjalnej w danym zakładzie pracy. Jednostki zobowiązane do utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych muszą spełnić jeden warunek, mianowicie jest to poziom zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty, który musi wynosić na dzień 1 stycznia minimum 50 pracowników. Jednostki, w których zatrudnienie na dzień 1 stycznia wynosi co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty – tworzy fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej. W sytuacji, gdy jednostka nie spełnia wymaganego warunku do utworzenia tego typu funduszu, również może go utworzyć, zaś odbywa się to na zasadzie dobrowolności. Należy wspomnieć, iż utworzenie funduszu dla jednostek budżetowych i samorządowych jest obowiązkowy bez względu na liczbę osób zatrudnionych. ZFŚS wiąże się z obowiązkiem naliczania i odprowadzania odpisu, który służy pracownikom danej jednostki. Środki pieniężne z tytułu ZFŚS lokowane są na odrębnym rachunku bankowym spółki i zgromadzone na nim środki nie mogą mogą być przeznaczone niezgodnie z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Przeznaczenie środków zgromadzonych na rachunku ZFŚS

W myśl ustawy o ZFŚS środki z funduszu powinny zostać przeznaczone na działalność socjalną, innymi słowy, na udzielanie pomocy materialnej, pożyczkę na cele mieszkaniowe, dofinansowanie do wakacji czy też dofinansowanie sekcji sportowo-reakreacyjnej. Gospodarowanie zgromadzonymi na specjalnym rachunku bankowym reguluje ustawa o ZFŚS, natomiast występują sytuacje, w których pracodawcy chcąc rozszerzyć katalog świadczeń wychodzą poza definicję działalności socjalnej, wobec czego często dochodzi do sytuacji nieprawidłowego wykorzystania środków zgromadzonych w funduszu.

Środki zgromadzone na rachunku bankowym ZFŚS mogą być przeznaczone przykładowo na:

• dofinansowanie wakacji pracownika oraz jego dzieci,
• dofinansowanie świadczeń z dziedziny kultury i sztuki,
• dofinansowanie świadczeń z zakresu sportu i rekreacji,
• przekazanie paczek z okazji świąt
• dofinansowanie do żłobków i przedszkoli,
• pomoc dla pracownika, który przewlekle choruje, opiekuje się niepełnosprawnymi dziećmi, samotnie wychowuje dzieci czy też doświadczył poważnego zdarzenia losowego, w skutek czego znajduje się on w trudnej sytuacji finansowej.

Odpis na ZFŚS w 2018 roku

Podstawa naliczania odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2018 r. pozostanie na tym samym poziomie, co w 2017 r i będzie wynosić 3161,77 zł - jest to przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2012 roku. Wysokość podstawowego odpisu na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, a zatem faktyczny odpis wyniesie 1185,66 zł (tj. 3161,76 zł x 37,5%).

                                                                                                                                                              Źródło: zfss.pl

Jednostka dokonuje naliczenia odpisu na ZFŚS poprzez wyliczenie planowanej przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym, na podstawie której dokonujemy naliczenia i odprowadzenia odpisu. Warto wspomnieć, iż na koniec roku, otrzymaną liczbę należy skorygować do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych osób. Naliczoną kwotę na podstawie danych szacunkowych przeciętnego wynagrodzenia należy skorygować do kwoty naliczonej w stosunku do faktycznej liczby pracowników jedynie w przypadku, gdy na koniec roku na koncie ZFŚS pozostaną jeszcze środki pieniężne.

Zgodnie z ustawą o ZFŚS pracodawca zobowiązany jest do wpłaty 75% równowartości naliczonego odpisu do 31 maja na rachunek ZFŚS. Pozostałe 25% naliczonego odpisu powinna zostać wpłacona przez jednostkę do 30 września. Ustawa nie precyzuje kwestii tego, czy wpłaty powinny być robione miesięcznie, kwartalnie czy też całościowo z góry – więc należy to do decyzji jednostki, byle została zachowana terminowość wpłat wspomnianych powyżej.

Naliczenie i wykorzystanie odpisu na ZFŚS – ewidencja księgowa

1)     Wyliczenie odpisu ZFŚS:

WN 641Konto 641 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne (Aktywno-pasywne) 641 Rozliczenia międzyokresowe czynne

MA 851Konto 851 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Pasywne) 851 ZFŚS

2)      Miesięczny odpis ZFŚS

WN 405Konto 405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (Kosztowe) 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia

MA 641Konto 641 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne (Aktywno-pasywne) 641 Rozliczenia międzyokresowe czynne

3)     Wpłata na rachunek ZFŚS naliczonej kwoty odpisu

WN 149Konto 149 - Rachunek środków funduszy specjalnych (Aktywne) 149 Rachunek ZFŚS

MA 130Konto 130 - Rachunek bieżący (Aktywne) 130 Rachunek bieżący

4)     Decyzja o dofinansowaniu pracownika z tytułu środków na ZFŚS

WN 851Konto 851 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Pasywne) 851 ZFŚS

MA 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami

5)     Wypłata gotówki pracownikowi przeznaczona na dofinansowanie:

WN 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami

MA 149Konto 149 - Rachunek środków funduszy specjalnych (Aktywne) 149 Rachunek ZFŚS

Przedsiębiorstwa coraz częściej wychodzą z inicjatywą i podejmują decyzję o utworzeniu specjalnego funduszu świadczeń socjalnych, co tworzy miejsce pracy bardziej przyjaznym i ma na celu działanie motywacyjne dla pracownika.