Czym jest faktura ustrukturyzowana?

12. 01. 2022 | Marzena Walkiewicz

Ogłoszony przez Ministerstwo Finansów projekt nowelizacji ustawy o VAT obejmuje możliwość wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych, które ułatwią fiskusowi kontrolę faktur wystawianych przez podatników. Oprócz uszczelnienia kontroli podatku VAT, wprowadzenie tego systemu będzie miało również wiele zalet dla samych przedsiębiorców. Dzięki udostępnieniu specjalnego systemu teleinformatycznego, czyli Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), podatnicy zyskają możliwość bezpieczniejszego rozliczania obrotu ze swoimi kontrahentami, co poprawi płynność finansową. Korzystanie z systemu, to również możliwość przyspieszenia zwrotu podatku VAT, tj. skrócenie okresu oczekiwania z 60 do 40 dni. Dzięki wprowadzeniu wspomnianego systemu, faktury będą wystawiane według ujednoliconego wzoru, a samo wystawianie i doręczanie będzie odbywało się zdecydowanie szybciej. System będzie początkowo dobrowolny, natomiast od 2023 r. wszyscy podatnicy będą już obowiązani do jego używania.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna, która zawiera odpowiednie informacje (określone w przepisach), formę oraz jest zapisana w konkretnym formacie elektronicznym np. XML. Format musi umożliwić właściwe odczytywanie oraz przetwarzanie danych, które zostały zawarte na dokumencie (np. datę sprzedaży, datę wystawienia, dane kontrahentów, kwoty itd.). Informacje zawarte na fakturze nie są zapisane zatem w formie obrazu, a znaczników, które przekazują potrzebne dane w ustrukturyzowany sposób. Warto wiedzieć, że język formatu XML nie będzie czytelny dla człowieka. Przetworzy i odczyta go za to dany program księgowy pracujący z danym formatem. Zwykła faktura w formacie PDF nie będzie mogła zostać odczytana przez tego typu systemy.

Czym jest system przygotowany przez MF i kto będzie mógł skorzystać z systemu KSeF?

Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym, prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, który jest również administratorem danych zawartych w KSeF. System ten służy do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF;

• powiadamiania podmiotów z niego korzystających, o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub ich odebraniu;
• uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF, posiadanych przez podmioty korzystające z KSeF;
• wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
• dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
• otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
• przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
• oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF;
• analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
• powiadamiania podmiotów korzystających z KSeF, o:

- dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSeF oraz dacie i czasie jego przydzielenia,

- dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem faktury ustrukturyzowanej określonej przez Ministra Finansów,

- braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności KSeF;

• powiadamiania podmiotów innych niż uprawnieni do korzystania z KSeF o braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Na podstawie nowo wprowadzonych przepisów ustawy o VAT – skorzystać z systemu będą mogli:

• podatnicy VAT,
• podmioty wskazane przez podatnika VAT,
• podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT, czyli organy egzekucyjne w postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego,
• osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT,
• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnik lub podmioty, o których mowa w art. 106c, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,
• podmioty inne, niż wymienione w pkt 1–5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym

Zasady korzystania z KSeF i nadanie uprawnień

Ustawodawca wprowadził art. 106r ustawy o VAT, który zobowiązuje Ministra Finansów do określenia w drodze rozporządzenia:

• rodzajów uprawnień do korzystania z KSeF,

• sposobów nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF oraz wzoru zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień,
• sposobów uwierzytelnienia podmiotów korzystających z KSeF,
• danych faktury ustrukturyzowanej, których podanie umożliwia dostęp do tej faktury w KSeF

– uwzględniając konieczność zapewnienia prawidłowej identyfikacji i weryfikacji podmiotów uprawnionych do korzystania z KSeF oraz zapewnienia dostępu do faktur ustrukturyzowanych i możliwości zapoznania się z ich treścią.

Nadawanie uprawnień, ich zmiana czy odbieranie dokonywane jest:

• za pomocą oprogramowania interfejsowego dostępnego na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów, po weryfikacji posiadanych uprawnień;
• na podstawie złożonego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF.

To wymaga przygotowania danych takich jak:

• numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;
• dane podmiotu lub dane osoby fizycznej, której jest nadawane uprawnienie:
• numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu albo numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL osoby fizycznej,
• imienia i nazwiska osoby fizycznej albo nazwy podmiotu,
• daty urodzenia osoby fizycznej, w przypadku niepodania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL,
• numeru i serii dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby fizycznej wraz z krajem jego wydania, w przypadku nieposiadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL,
• danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny uprawnionej osoby fizycznej, w przypadku gdy podpis ten nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL;
• rodzaju nadawanego uprawnienia;
• informacji, że podmiot lub osoba fizyczna, którym jest nadawane uprawnienie, jest przedstawicielem podatkowym, o którym mowa w art. 18a ustawy.

W myśl § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 roku w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, korzystanie z KSeF wymaga uwierzytelnienia kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, podpisem zaufanym lub wygenerowanym przez KSeF po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego – poprzez zastosowanie ciągu znaków alfanumerycznych przypisanych do podatnika lub podmiotu uprawnionego.

W sytuacji kwalifikowanych podpisów elektronicznych, które nie zawierają numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL podatnika będącego osobą fizyczną, uwierzytelnienie i weryfikacja posiadanych uprawnień są możliwe również po zgłoszeniu danych unikalnych identyfikujących ten podpis, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Praktyczną zaletą zastosowania nowo wprowadzanego narzędzia KSeF – niewątpliwie będzie ujednolicony wzór otrzymywanych faktur, co w znacznym stopniu pozwoli na szybsze weryfikowanie i porównywanie przekazywanych dokumentów. Ujednolicony wzór faktur wyeliminuje lub w znacznym stopniu ograniczy ryzyko jakim jest zwyczajny błąd ludzki, który najczęściej polega na pominięciu jakiegoś elementu faktury. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych zdejmuje z podatników obowiązek ich archiwizacji, co z kolei przekłada się na brak konieczności posiadania dodatkowej powierzchni na przechowywanie dokumentów.