Dokumenty księgowe

05. 09. 2012 | M. Paszek

Dokumentami księgowymi określa się dowody potwierdzające zaistniałe wydarzenia gospodarcze ujęte w ewidencji księgowej.

Sporządzane są w celu dokonania na ich podstawie późniejszej analizy ekonomicznej przedsiębiorstwa. Stanowią źródło do przeprowadzenia kontroli sprawozdania finansowego i są wiarygodnym dowodem w przypadku zaistnienia jakichkolwiek sporów.

Ze względu na dużą ilość i różnorodność dowodów księgowych dokonuje się ich klasyfikacji. Najczęściej stosuje się podział ze względu na jednostkę wystawiającą dowody księgowe.

Podział dokumentów księgowych:

1)    Dowody zewnętrzne obce – dokumenty otrzymywane w oryginale od kontrahentów, np.

• Fa VAT zakup - faktura VAT zakupu
• R-k – rachunek

 2)    Dowody zewnętrzne własne – dokumenty przekazywane w oryginale kontrahentom, np.

• Fa VAT  sprzedaż - faktura VAT sprzedaży
• Protokoły reklamacyjne sprzedaży
• R-k – rachunek

 3)    Dowody wewnętrzne – dokumenty dotyczące operacji wewnątrz firmy, np

Operacje materiałowe:

• PZ – przyjęcie zewnętrzne
• WZ – wydanie zewnętrzne
• RW – rozchód wewnętrzny
• ZW – zwrot wewnętrzny
• MM – przesunięcie międzymagazynowe
• LT – likwidacja środka trwałego
• OT – przyjęcie środka trwałego
• PT – przekazanie środka trwałego
• PW – przyjęcie wewnętrzne
• Arkusz spisu z natury

Operacje rozrachunkowe:

• KP – kasa przyjmie
• KW – kasa wypłaci
• RK – raport kasowy
• WB – wyciąg bankowy
• Nota księgowa

Operacje rozliczeniowe:

• PK – polecenie księgowania
• LP – lista płac

Dowody księgowe dzieli się również za względu na etapy sporządzania:

1)      Dowody źródłowe (pierwotne) – stwierdzają fakt dokonania operacji gospodarczej, np. wpłata gotówki do kasy.

2)      Dowody wtórne – wystawiane są na podstawie dokumentów pierwotnych, np. raport kasowy.

Elementy dowodu księgowego

Księgo rozrachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Z tego powodu dowody księgowe powinny zawierać:

• określenie rodzaju dowodu i numer identyfikacyjny dowodu;
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych lub wskazanie komórek organizacyjnych podmiotów uczestniczących w operacji;
• opis operacji i jej wartość oraz, jeżeli to możliwe, wielkość operacji w jednostkach naturalnych;
• datę dokonania operacji, a w przypadku, gdy dowód został wystawiony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składnik aktywów;
• stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych danego miesiąca oraz sposób ujęcie dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania;

Kontrola dokumentów

Przed ujęciem w księgach rachunkowych, każdy dowód księgowy jest poddawany kontroli pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym.

Kontrola formalna – polega na stwierdzeniu, czy dowód księgowy posiada wszystkie elementy i czy jest sporządzony na odpowiednim formularzu.

Kontrola merytoryczna – polega na stwierdzeniu, czy dowód został wystawiony przez właściwy podmiot oraz czy operacja miała rzeczywiście miejsce i była celowa.

Kontrola rachunkowa – polega na stwierdzeniu poprawności obliczeń arytmetycznych.

Skontrolowane dowody księgowe podlegają dekretacji – podaje się konta i strony kont, kwoty oraz datę księgowania. Ponadto każdy dowód księgowy otrzymuje numer, pod którym jest księgowany i przechowywany.