Podróże służbowe - zasady oraz rozliczenie w księgach

06. 12. 2023 | Marzena Walkiewicz

W dzisiejszych czasach okoliczności związane z poleceniem wyjazdu służbowego pracownika, to bardzo powszechna sytuacja, do odbycia której pracownik jest zobowiązany. Podstawowym świadczeniem związanym z podróżami służbowymi są diety. Za czas podróży służbowej, w której przebywał pracownik przysługują diety, które przeznaczone są na pokrycie wydatków związanych z wyżywieniem podczas wyjazdu służbowego.

Zasady odbywania i rozliczania podróży służbowych

Delegacji pracownika w podróż służbową dokonuje się poprzez polecenie wyjazdu służbowego zleconego przez pracodawcę, osobę reprezentującą pracodawcę albo bezpośredniego przełożonego.

Polecenie wyjazdu powinno zawierać następujące dane:

• imię i nazwisko pracownika,
• cel podróży służbowej,
• miejsce rozpoczęcia i zakończenia delegacji,
• nazwę miejscowości docelowej, 
• czas trwania podróży służbowej,
• środek lokomocji.

Kwestie związana z warunkami odbywania i rozliczania delegacji zostały zdefiniowane przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 201Konto 201 - Rozrachunki z dostawcami (Pasywne) 2013 roku w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, w której określone są zasady przyznawania i wysokość diet. Za czas podróży służbowej, w której przebywał pracownik przysługują diety, które przeznaczone są na pokrycie wydatków związanych z wyżywieniem podczas wyjazdu służbowego. Powyższe rozporządzenie ma zastosowanie również do podróży służbowej pracownika, który zatrudniony jest u innego pracodawcy niż wyżej wymieniony, o ile w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę nie zdefiniowano odmiennych zasad odbywania i rozliczania delegacji. Należy mieć na uwadze, że postanowienia te nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż zawarte w powołanym rozporządzeniu.

W rozporządzeniu w sprawie należności z tytułu podróży służbowej znajdujemy wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza granicami kraju, a w szczególności wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania wyjazdu służbowego, a w przypadku podróży poza granicami kraju – również walutę, w jakiej zostanie ustalona dieta oraz limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

Pracownik odbywający podróż służbową – poza obligatoryjnie przysługującymi dietami, ma również prawo do zwrotu kosztów z tytułu:

• przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem;
• noclegu lub ryczałtu za nocleg;
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
• innych udokumentowanych wydatków.

Jakie wydatki związane z delegacją podlegają zwrotowi?

Dieta

Należność z tytułu diet obliczana jest za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,

b) od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin - przysługuje 50% diety,

b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie - 25% diety, obiad - 50% diety, kolacja - 25% diety. Zasadę tę stosuje się także w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.

Przy czym należy pamiętać, iż dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, o których mowa w § 10 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej, a także w sytuacji gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Zwrot kosztów przejazdu

Przyznawanie pracownikowi zwrotu kosztów przejazdów jest ściśle związane z wybranym przez pracodawcę środkiem transportu właściwym do odbycia podróży. W przypadku podróży środkami transportu publicznego, zwrot następuje na podstawie udokumentowanych biletów lub faktur. Zwrot obejmuje koszt biletu oraz związane z nim opłaty dodatkowe. Natomiast w sytuacji, gdy pracownik decyduje się na odbycie podróży służbowej własnym samochodem, motocyklem lub motorowerem, przysługuje mu tzw. kilometrówka.

Kilometrówkę oblicza się mnożąc liczbę pokonanych w ramach podróży służbowej kilometrów przez stawkę za kilometr przebiegu pojazdu. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.), stawki za 1 km przebiegu nie mogą być wyższe niż:

a) 0,5214 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,

b) 0,8358 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3,

c) 0,2302 zł dla motocykla,

d) 0,1382 zł dla motoroweru.

Zwrot kosztów noclegu

Pracownikowi odbywającemu podróż krajową, który nie otrzymał bezpłatnego noclegu i nie przedstawił rachunku za nocleg, przysługuje ryczałt za każdy nocleg. Ryczałt ten wynosi 150% diety i od 28 lipca 2022 roku wynosi 57 zł (poprzednio 45 zł). Jednakże, aby pracownik mógł skorzystać z tego ryczałtu za nocleg, nocleg musi trwać co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21:00 a 7:00.

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie zwrot udokumentowanych kosztów następuje w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, czyli od 28 lipca 2022 r. do 760 zł (poprzednio do 600 zł). W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej ww. limit.

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Dokumenty i kwestie związane z rozliczeniem kosztów podróży służbowej

Zgodnie z § 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w poszczególnych państwach określony został w załączniku nr 1 do ww. rozporządzenia.

Rozliczenie kosztów, które związane są z odbywaną przez pracownika podróżą służbową - następuje na podstawie załączonych dokumentów potwierdzających faktyczne poniesienie wydatków, które powinny być udokumentowane przez pracownika fakturami, rachunkami, biletami, paragonami, dowodami zapłaty za przejazd autostradą, za parking itp.

Udokumentowania nie wymagają należności wypłacane pracownikowi ryczałtem tj. diety, ryczałt za nocleg, ryczałt za dojazdy, co wynika z przepisu zawartym w § 5 ust. 1-3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość, co reguluje § 4 i § 5 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Pracownik odbywający podróż służbową ma obowiązek złożenia rozliczenia kosztów podróży służbowej nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Do rozliczenia należy załączyć stosowne dokumenty oraz ewidencję przebiegu pojazdu (jeśli podróżował samochodem).

W obrocie gospodarczym funkcjonuje druk "Polecenie wyjazdu służbowego i rachunek kosztów podróży". Co prawda nie jest to druk sformalizowany przepisami prawa, to jednak najczęściej jest wykorzystany do udokumentowania delegacji i kosztów z nią związanych. Dokument ten może stanowić podstawę ujęcia kosztów podróży służbowej w księgach rachunkowych pod warunkiem, że będzie spełniał wymagania dla dowodów księgowych, które wynikają z art. 21 ustawy o rachunkowości.

Podstawą ujęcia kosztów podróży w księgach rachunkowych może być również inny dokument opracowany przez jednostkę, dostosowany do jej potrzeb oraz spełniający powyższe wymagania wynikające z ustawy o rachunkowości. Warto wspomnieć, iż sposób udokumentowania podróży służbowych powinien być opisany przez jednostkę w przyjętych przez nią zasadach (polityce) rachunkowości, co wynika z art. 10 ust. 1-3 ustawy o rachunkowości.

Należy podkreślić, że rozliczenie podróży służbowej nierozerwalnie łączy się z tematem zaliczki na wydatki służbowe. W przypadku podróży krajowych, to świadczenie jest wypłacane jedynie na podstawie wniosku pracownika i musi uwzględniać wstępną kalkulację kosztów wyjazdu, co zostało uregulowane w § 11 rozporządzenia dotyczące podróży służbowych. Natomiast podczas wyjazdów zagranicznych, udzielenie zaliczki staje się obowiązkowe. Zaliczka najczęściej jest przekazywana w formie gotówki, ale może być również dokonana za pomocą kart płatniczych.

Ewidencja księgowa podróży służbowych

Dla celów bilansowych poniesione w ramach podróży służbowej pracownika koszty zalicza się do podstawowej działalności operacyjnej oraz ujmuje w księgach rachunkowych okresu, którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Koszty podróży służbowych mogą być ewidencjonowane na koncie analitycznym prowadzonym do konta 409Konto 409 - Pozostałe koszty (Kosztowe) 409 "Pozostałe koszty rodzajowe" jako np. w analityce: "Koszty podróży służbowych". Rozliczenie rozrachunku z pracownikiem z tytułu kosztów podróży służbowych następuje w korespondencji z kontem 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Zatem poniesione wydatki dotyczące podróży służbowej mogą zostać ujęte w księgach rachunkowych na podstawie przedłożonego do rozliczenia przez pracownika np. "Polecenia wyjazdu służbowego" (wraz z dołączonymi fakturami, rachunkami, oświadczeniem pracownika lub paragonami), następującym zapisem:

1) Rozliczenie delegacji (zawierające wszystkie koszty poniesione na wyjeździe służbowym – powinny zostać szczegółowo przedstawione w zestawieniu do dokumentu rozliczenia delegacji wraz z załączonymi dokumentami potwierdzającymi poniesienie kosztu):

- Wn konto 409Konto 409 - Pozostałe koszty (Kosztowe) 409 "Pozostałe koszty" (w analityce: Koszty podróży służbowych),

- Ma konto 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika);

2) Rozliczenie z pracownikiem

- Wn konto 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika);

- Ma konto 130Konto 130 - Rachunek bieżący (Aktywne) 130 "Rachunek bieżący"