Wydatki na reprezentacje i reklame

12. 06. 2024 | Marzena Walkiewicz

Koszty związane z wydatkami na reprezentację i reklamę często wzbudzają kontrowersje, z uwagi na brak jednoznacznych przepisów w tym zakresie. Problematyka zagadnienia wynika z faktu, iż przepisy wyłączające z kosztów uzyskania przychodu wydatki na reprezentacją nie są doprecyzowane przez ustawodawce. W myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o o CIT - możemy przeczytać, iż wydatki poniesione na reprezentację znajdują się w katalogu kosztów wyłączonych z kosztów uzyskania przychodu. Natomiast ustawa jednocześnie nie definiuje czym jest pojęcie reprezentacji.

Reprezentacja – ogólna definicja?

Stosownie do regulacji zawartej w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT - nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Natomiast, wydatki poniesione na reklamę - jako nie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy, w pełnej wysokości mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem, że wydatki te spełnią kryteria określone w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, czyli są poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Celem kosztów reprezentacji jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika przez stworzenie dobrego obrazu firmy czy wykreowanie pozytywnych relacji z klientami. Dokonując oceny, czy poszczególne wydatki mają charakter reprezentacyjny - należy patrzeć przez pryzmat ich celu.

Z kolei reklama jest działaniem firmy, które kształtuje popyt na dane towary, usługi albo markę, przez poszerzenie wiedzy o nich, która ma na celu zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu oferowanych towarów lub usług. Za reklamę może zostać uznane rozpowszechnianie informacji o danym towarze w celu zwrócenia na niego uwagi oraz zachęcenie do zakupu, ale również samo rozpowszechnianie informacji o firmie czy jej znakach identyfikacyjnych, którym przykładowo jest logo firmy. Podobnie wydatki ponoszone na udział w różnego rodzaju targach czy imprezach wystawienniczych, które z założenia służą reklamie i promocji danej firmy, stanowić mogą koszty podatkowe. Wydatki na reklamę nie budzą takich wątpliwości interpretacyjnych jak wydatki na reprezentację.

Interpretacja przepisu wyłączająca z kosztów podatkowych wydatków na reprezentację jest trudna, gdyż ustawodawca nie zdefiniował pojęcia reprezentacji. W przeszłości mogliśmy spotkać się ze stanowiskiem, że „reprezentacja to ogólnie okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną, a za reprezentację uważane były wszelkie wydatki, które w sposób ponadstandardowy kreowały pozytywny wizerunek firmy, w tym wobec innych kontrahentów, z którymi zawarto współpracę”, takie stanowisko zostało przyjęte przez NSA w wyroku z 25 maja 2012 r. (sygn. akt: II FSK 2200/10).

Obecnie dominującym stanowiskiem zaprezentowanym przez poszerzony skład NSA w wyroku z 17 czerwca 2013 r. (sygn. akt: II FSK 702/11). Stanowisko w nim przyjęte stanowi, że wyraz „reprezentacja pochodzi od łacińskiego słowa «repraesentatio» oznaczającego wizerunek.

Oznacza to, że reprezentacja w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT - stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację są kosztami, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym określeniu reprezentacji - kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia. Ponownie podkreślić należy, że dla oceny, czy dana działalność stanowi reprezentację, czy też innego rodzaju działalność, konieczna jest analiza całokształtu okoliczności faktycznych konkretnej sprawy”.

Jakie sytuację wskazują na reprezentacje?

Wydatkowanie środków pieniężnych z rachunku firmy z myślą o integracji personelu, zapewnieniu optymalnych warunków pracy czy współpracy z partnerami biznesowymi - każdorazowo podlega szczegółowej i indywidualnej analizie pod kątem podatkowego ujęcia takich wydatków. Wynika to z faktu, że nosić one znamiona kosztów reprezentacji, które wykluczone są z kosztów uzyskania przychodu na gruncie przepisów podatkowych.

Nadmienić należy, iż zgodnie z wypracowanym przez organy podatkowe stanowiskiem – celem kosztów reprezentacji jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentem.

Integracja pracownicza

Jeżeli firma w celu zbudowania relacji zespołowych czy poprawy atmosfery pracy, która ma się przełożyć na zwiększenie jakości i wydajności pracy, organizuje różnego rodzaju wyjścia integracyjne, w których uczestniczą pracownicy oraz współpracownicy firmy (osoby zatrudnione na umowę zlecenie lub w ramach umowy B2B), a wyjścia te polegają na wspólnych wyjściach do restauracji, na kręgle czy escape room i wydatki te pokrywane są ze środków obrotowych firmy, to co do zasady mogą one stanowić koszty uzyskania przychodu, ale każdorazowo należy przeanalizować indywidualnie taki wydatek pod kątem ujęcia podatkowego.

Wydatki, które związane są z jedzeniem, napojami (z wyłączeniem alkoholu) czy organizacją danej aktywności, które są udokumentowane fakturą – mogą stanowić koszty uzyskania przychodu w zakresie, w jakim dotyczy to pracowników firmy, bowiem organizacja spotkań integracyjnych w firmie sprzyja budowaniu pozytywnych relacji między pracownikami. Co w efekcie może prowadzić do zwiększenia efektywności, zaangażowania i lepszej organizacji pracy, a także może mieć bezpośredni wpływ na wzrost sprzedaży.

Stanowisko w przypadku integracji pracowniczych zajął dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 16 sierpnia 2023 r. (sygn. akt: 0111-KDIB1-1.4010.311.2023.3.KM), stwierdzając że wymienione wydatki w zakresie, w jakim dotyczą współpracowników, czyli osób zatrudnionych na umowę zlecenie lub w ramach umowy B2B - nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, gdyż z tymi osobami łączą spółkę więzi czysto biznesowe. Równorzędność oraz niezależność podmiotów stwarza warunki do przyjęcia założenia, że jeden podmiot chce wykreować swój pozytywny wizerunek względem drugiego. Tym samym nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

Podobnej argumentacji użył Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 11 sierpnia 2023 r. (sygn. akt: 0111-KDIB1-2.4010.183.2019.13.DP). W rozpatrywanej sprawie spółka zamierzała organizować spotkania szkoleniowo-integracyjne dla swoich podwykonawców i zleceniobiorców, którzy są kluczowymi partnerami biznesowymi spółki.

Organ podatkowy zanegował możliwość zakwalifikowania do kosztów uzyskania przychodów kosztów spotkań w części poświęconej celom integracyjnym. W ocenie organu wydatki w tej części w jakiej dotyczą spotkań o charakterze integracyjnym, stanowią wydatki na reprezentację, ponieważ ich głównym celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku przedsiębiorcy wobec osób trzecich, niebędących pracownikami spółki. Takie wydatki nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

Prezenty dla partnerów biznesowych oraz szkolenia połączone z integracją

Jeżeli firma organizuje spotkania, w których udział biorą zarówno pracownicy jak i partnerzy biznesowi, a w ramach tych spotkań odbywają się szkolenia, podczas których serwowany jest wspólny lunch, kolacja czy inne wyjście na różnego rodzaju wydarzenie kulturalne lub sportowe, a ponadto firma rozdaje swoim kontrahentom prezenty w postaci biletów na wydarzenia – tym samym uznając, że korzysta z pewnej formy reklamy. Przy tego typu sytuacjach stanowisko zajął Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 13 czerwca 2023 r. (sygn. akt: 0111-KDIB2-1.4010.118.2023.2.MK), uznając, że wydatki na wspólny lunch czy kolację mogą stanowić koszty uzyskania przychodu, a dotyczy to zarówno pracowników, gdyż ich udział w spotkaniu sprzyja integracji, jak i partnerów biznesowych, bowiem zapewnienie posiłku czy też ugoszczenie należy postrzegać przez pryzmat dobrych zwyczajów biznesowych.

W kwestii innego rodzaju wyjść - poniesione wydatki na wspólne wyjście na wydarzenie kulturalne lub sportowe mogą stanowić koszty uzyskania przychodu, ale tylko w zakresie, w jakim dotyczą zatrudnionych w firmie pracowników. Pracodawca w myśl stanowiska organów podatkowych - ma prawo do motywowania pracownika na różne sposoby. Może to być system premiowy czy też organizowanie różnego rodzaju imprez, pracownicy czując się w ten sposób docenieni, lepiej i efektywniej wykonują swoją pracę.

Nieco inne stanowisko przyjmowane jest w przypadku wyjść oferowanych dla partnerów biznesowych, bowiem wydatki te nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu, gdyż organ podatkowy uznał, że tego typu wydatki spełniają przesłankę kosztów reprezentacji. Służą budowaniu relacji z wymienionymi partnerami oraz jednocześnie podniesieniu prestiżu spółki, wywołaniu jak najlepszego wrażenia, jak również w sposób pośredni promują oraz kreują pozytywny wizerunek spółki, tym samym mieszczą się w katalogu wydatków nieuznawanych przez ustawodawcę za koszty uzyskania przychodów.