Listy płac - ewidencja wynagrodzeń

04. 09. 2024 | Marzena Walkiewicz

W myśl prawa bilansowego wynagrodzenie stanowi koszt działalności firmy, przez które należy rozumieć uprawdopodobnione zmniejszenie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości aktywów lub wzrostu wartości zobowiązań, co oznacza w praktyce, że wynagrodzenia stanowią koszty działalności i obciążają wynik finansowy w miesiącu, którego dotyczą.

Wynagrodzenie to świadczenie, jakie pracodawca zobowiązany jest wypłacać pracownikowi okresowo w zamian za wykonaną przez niego pracę, odpowiednio do rodzaju tej pracy, ilości oraz jakości jej wykonania. Praca jest świadczona w oparciu o wiążący pracownika i pracodawcę stosunek pracy, a więc umowę o pracę, umowę o dzieło, umowę zlecenie itp.

Pojęcie wynagrodzenia obejmuje wynagrodzenie zasadnicze, ale również premie, nagrody, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop, a także różnego rodzaju świadczenia i należności ze stosunku pracy, takie jak odprawa emerytalno-rentowa, odprawa pieniężna, nagroda jubileuszowa, ekwiwalenty pieniężne, deputaty, odszkodowania itp., które są dodatkowymi składnikami wynagrodzenia.

Najczęstszą formą zatrudnienia oraz naliczania wynagrodzeń jest umowa o pracę, którą reguluje kodeks pracy. Świadczenia pracownicze to formy świadczeń, które oferowana są przez jednostkę w zamian za pracę wykonaną przez pracowników. Obejmują one między innymi:

1) Wynagrodzenia, które ze względu na formę oraz treść zawartej umowy dzielą się na:

a) osobowe,

b) bezosobowe,

c) agencyjno-prowizyjne,

d) honoraria.

2) Narzuty na wynagrodzenia, takie jak:

a) składki z tyt. ubezpieczeń społecznych w części finansowej przez pracodawcę,

b) składki na fundusz pracy,

c) składki na fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych,

d) składki na fundusz emerytur pomostowych.

3) Pozapłacowe świadczenia na rzecz pracowników związane z zatrudnieniem:

a) odpisy na ZFŚS,

b) dopłaty do kwater prywatnych

c) świadczenia rzeczowe, które wynikają z bezpieczeństwa i higieny pracy,

d) koszty szkolenia pracowników,

e) ubezpieczenie osobowe pracowników,

f) koszty delegacji i ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych i inne.

Wysokość wynagrodzeń ustala się na podstawie dokumentów źródłowych takich jak listy obecności, karty pracy, zestawienia przepracowanych godzin, stawek zarobkowych ale także zwolnień lekarskich, dokumentów potwierdzających korzystanie z bezpłatnego urlopu, urlopu macierzyńskiego czy wychowawczego. Na podstawie tych dokumentów uwzględniając także przyznane nagrody, premie czy odprawy indywidualnie oblicza się wynagrodzenie pracownika.

Wypłata wynagrodzenia następuje zazwyczaj na podstawie listy płac. Lista płac jest dokumentem księgowym potwierdzającym naliczenie wynagrodzeń dla pracowników i uwzględnia składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne płacone zarówno przez pracownika jak i pracodawcę, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, a także wynagrodzenia netto.

Należy pamiętać, że na wysokość oraz sposób obliczania zaliczki na podatek czy składek ZUS mają wpływ także złożone przez pracownika oświadczenia, np.:

• oświadczenie o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodu,
• oświadczenie o otrzymywaniu renty lub emerytury,
• oświadczenie o wysokości uzyskanej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z innego źródła w danym roku kalendarzowym itp.

Do ewidencji należności i zobowiązań z tytułu wynagrodzeń za pracę służy konto  230Konto 230 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń (Aktywno-pasywne) 230 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń. Obciążenia tego konta, a więc wypłaty zaliczek na wynagrodzenie i wynagrodzeń netto oraz potrąceń z listy płac księgujemy po stronie Winien tego konta natomiast uznania czyli przede wszystkim wynagrodzenia brutto księgujemy po stronie Ma.

Przykład:

Spółka XYZ zawarła umowę zlecenie z osobą, która jest pracownikiem innego podmiotu. Osoba ta złożyła wniosek o objęcie jej dobrowolnym ubezpieczeniem emerytalnym oraz rentowym z umowy zlecenia, a tym samym podlega również obowiązkowo ubezpieczeniu wypadkowemu. Ponadto z umowy zlecenia obowiązkowo jest składka zdrowotna. Wynagrodzenie brutto ustalono na 1.500 zł

Ewidencja w księgach rachunkowych powinna wyglądać następująco:

1. Zaksięgowanie wynagrodzenia na podstawie listy płac:

• Konto WN 404Konto 404 - Wynagrodzenia (Kosztowe) 404 „Wynagrodzenia” – kwota: 1 500,00 zł
• Konto MA 230Konto 230 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń (Aktywno-pasywne) 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” – kwota: 1 500,00 zł

1. Składka na ubezpieczenie zdrowotne:

• Konto WN 230Konto 230 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń (Aktywno-pasywne) 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” – kwota: 119,80 zł
• Konto MA 220-1Konto 220-1 - Rozrachunki z ZUS (Aktywno-pasywne) 220-1 „Rozrachunki z ZUS” – kwota: 119,80 zł

1. Składka na ubezpieczenie społeczne finansowane przez zleceniobiorcę:

• Konto WN 230Konto 230 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń (Aktywno-pasywne) 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” – kwota: 168,90 zł
• Konto MA 220-1Konto 220-1 - Rozrachunki z ZUS (Aktywno-pasywne) 220-1 „Rozrachunki z ZUS” – kwota: 168,90 zł

1. Zaliczka na podatek dochodowy:

• Konto WN 230Konto 230 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń (Aktywno-pasywne) 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” – kwota: 89,00 zł
• Konto MA 220-2Konto 220-2 - Rozrachunki z US (Aktywno-pasywne) 220-2 „Rozrachunki z US” – kwota: 89,00 zł

1. Składki obciążające pracodawcę (koszt pracodawcy):

• Konto WN 405Konto 405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (Kosztowe) 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” – kwota: 269,82 zł
• Konto MA 220-1Konto 220-1 - Rozrachunki z ZUS (Aktywno-pasywne) 220-1 „Rozrachunki z ZUS” – kwota: 269,82 zł

1. Wypłata wynagrodzenia:

• Konto WN 230Konto 230 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń (Aktywno-pasywne) 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” – kwota: 1 122,30 zł
• Konto MA 130Konto 130 - Rachunek bieżący (Aktywne) 130 „Rachunek bieżący” – kwota: 1 122,30 zł

Moment zaliczenia wynagrodzeń i składek ZUS do kosztów podatkowych

W myśl art. 15 ust. 4g ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (updop) oraz art. 22 ust. 6ba ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof), wynagrodzenia ze stosunku pracy oraz zasiłki z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez pracodawcę są uznawane za koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub udostępnione w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Jeśli termin ten nie zostanie dotrzymany, powyższe należności są uznawane za koszty uzyskania przychodów dopiero w momencie ich wypłaty lub udostępnienia pracownikom (por. art. 16 ust. 1 pkt 57 updop oraz art. 23 ust. 1 pkt 55 updof). Natomiast składki ZUS od powyższych należności (w części finansowanej przez pracodawcę), a także składki na Fundusz Pracy (FP) oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) są uznawane za koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który te należności są należne, pod warunkiem że składki te zostaną opłacone (por. art. 15 ust. 4h updop oraz art. 22 ust. 6bb updof).

• z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,
• z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.

W przypadku niedotrzymania tych terminów – wyżej wymienione składki stanowią koszty uzyskania przychodów z chwilą ich opłacenia do ZUS (por. art. 16 ust. 1 pkt 57a i ust. 7d updop oraz art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d updop).

Należy w tym miejscu wspomnieć, iż termin, w którym pracodawca zobowiązany jest wypłacić wynagrodzenia zatrudnionym pracownikom, uregulowany jest w art. 85 Kodeksu Pracy. W myśl tego przepisu, wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Przy czym wynagrodzenie płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wypłaty należy dokonać w dniu poprzedzającym.