Składki PFRON w praktyce

10. 01. 2025 | Marzena Walkiewicz

Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) jest funduszem celowym, którego środki są przeznaczane na wspieranie rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych oraz na ich zatrudnianie. Comiesięczne wpłaty na PFRON są obowiązkiem jednostek zatrudniających więcej niż 25 pracowników. Warto jednak podkreślić, że nie wszyscy pracodawcy są zobowiązani do dokonywania pełnych wpłat, ponieważ mogą skorzystać z dostępnych ulg.

Jednostki, które mają obowiązek dokonywania wpłat na PFRON

W myśl art. 21 ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (ustawa o PFRON), pracodawca zatrudniający minimum 25 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w ust. 2–5 oraz art. 22, jest zobowiązany do dokonywania comiesięcznych wpłat na Fundusz. Kwota wpłaty obliczana jest jako iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia oraz liczby pracowników stanowiącej różnicę między wymaganą liczbą osób niepełnosprawnych, odpowiadającą wskaźnikowi zatrudnienia na poziomie 6%, a faktyczną liczbą zatrudnionych pracowników niepełnosprawnych. Zgodnie z art. 49 ust. 2 ustawy o PFRON, wpłat na Fundusz należy dokonywać do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek ich uiszczenia. Jednocześnie jednostki zobowiązane są do przesyłania miesięcznych i rocznych deklaracji do Zarządu Funduszu w formie elektronicznej, zgodnie z wzorem określonym w rozporządzeniu ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego.

Ulgi oraz zwolnienia ze składek PFRON

W myśl art. 22 ust. 1 ustawy o PFRON, pracodawcy mogą korzystać z ulg w zakresie wpłat na Fundusz. Obniżenie wpłat przysługuje w związku z zakupem produkcji lub usług, z wyłączeniem handlu, wytworzonych lub świadczonych przez: zakłady aktywności zawodowej, przedsiębiorstwa społeczne zatrudniające co najmniej 10 pracowników w przeliczeniu na pełny etat lub innych pracodawców zatrudniających co najmniej 25 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy, pod warunkiem, że wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, w szczególności osób o:

1) znacznym stopniu niepełnosprawności lub

2) umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, w odniesieniu do których orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję, oraz niewidomych

- wynosi co najmniej 30%, zwanych dalej "sprzedającymi".

Aby udokumentować schorzenia, pracodawca powinien wymagać od pracownika przedstawienia orzeczenia o stopniu niepełnosprawności, szczególnie w przypadku osób z orzeczonym znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności.

Warunkiem skorzystania z możliwości obniżenia wpłaty jest:

• udokumentowanie zakupu fakturą,
• uregulowanie należności za zakup produkcji lub usługi w terminie określonym na fakturze, z tym że w przypadku płatności dokonywanych za pośrednictwem banku za datę uregulowania należności uważa się datę obciążenia rachunku bankowego nabywcy na podstawie polecenia przelewu,
• udokumentowanie przez nabywcę kwoty obniżenia informacją o kwocie obniżenia wystawioną przez sprzedającego.

Ulga w wpłatach na PFRON przysługuje do wysokości maksymalnie 50% wpłaty, którą nabywca jest zobowiązany uiścić w danym miesiącu.

Sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia informacji na formularzu INF-U niezwłocznie po terminowym uregulowaniu płatności przez nabywcę, jednak nie później niż do końca miesiąca następującego po terminie płatności za zakup. Przekroczenie tego terminu skutkuje nałożeniem na sprzedawcę kary wynoszącej 10% kwoty obniżenia wykazanej na formularzu INF-U. Z obowiązku dokonywania wpłat na PFRON zwolnione są placówki dyplomatyczne, urzędy konsularne oraz przedstawicielstwa misji dyplomatycznych. Zwolnienie to obejmuje również zakłady pracy znajdujące się w stanie likwidacji lub ogłoszonej upadłości. Zwolnieni są również pracodawcy, u których wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami wynosi minimum 6%, oraz organizacje niedziałające dla zysku, takie jak:

• domy pomocy społecznej w rozumieniu przepisów o pomocy społecznej,
• hospicja w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej,
• zakłady opiekuńczo-lecznicze,
• publiczne i niepubliczne jednostki organizacyjne, których wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza osób niepełnosprawnych, edukacja osób niepełnosprawnych lub opieka nad osobami niepełnosprawnymi.

W jaki sposób dokonać kalkulacji składki na PFRON

Wysokość wpłaty na PFRON oblicza się jako iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału oraz liczby pracowników będącej różnicą między wymaganą liczbą zatrudnionych osób niepełnosprawnych (6% lub 2%) a rzeczywistą liczbą tych osób zatrudnionych przez pracodawcę.

Kwotę składki na PFRON oblicza się według następującego wzoru:

Kz = 40,65% x Pw x (Zo x 6% – Zn)

Gdzie:

Kz – to kwota składki na PFRON;

Pw – to przeciętne wynagrodzenie w poprzednim kwartale;

Zo – to liczba pracowników zatrudnionych w przeliczeniu na pełny etat;

Zn – to liczba zatrudnionych pracowników niepełnosprawnych w przeliczeniu na pełny etat.

Ewidencja księgowa PFRON na przykładzie

Spółka ABC powinna dokonać wpłaty na PFRON za listopad 2024 na kwotę 3 400 zł. W miesiącu tym jednostka dokonała również zakupu usług uprawniających do skorzystania z ulgi w myśl art. 22 ust. 1 ustawy o PFRON, regulując zobowiązanie w ustalonym z umowy terminie. W związku ze spełnieniem warunków zawartych w ustawie – jednostka otrzymała informację o obniżeniu wpłat na PFRON o kwotę 2 500 zł.

W myśl art. 22 ust. 3 ustawy o PFRON maksymalna wysokość ulgi przysługuje do 50% wpłaty na PFRON, zatem wysokość ulgi w powyższym przykładzie wynosi: 3 400 zł * 50% = 1 700 zł.

Kwota do zapłaty na PFRON po zastosowaniu ulgi wyniesie 1 700 zł (3 400 zł – 1 700 zł = 1 700 zł).

Pozostała niewykorzystana część ulgi, która wynosi 800 zł (2 500 zł – 1 700 zł = 800 zł), pozostaje do wykorzystania przez jednostkę w ciągu 6 miesięcy, co wynika z przepisu art. 22 ust. 4 ustawy o PFRON, w myśl którego to przepisu - przysługująca, a niewykorzystana kwota obniżenia może być uwzględniana we wpłatach na Fundusz przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy, licząc od dnia uzyskania informacji o kwocie obniżenia.

Ewidencja księgowa:

1. Dokument PK – naliczenie obowiązkowej wpłaty na PFRON, z uwzględnieniem ulgi

• Wn konta 403Konto 403 - Podatki i opłaty (Kosztowe) 403 Podatki i opłaty NKUP kwota 1 700 zł,
• Ma konta 220Konto 220 - Rozrachunki publicznoprawne (Aktywno-pasywne) 220 Rozrachunki publicznoprawne kwota 1 700 zł,

 2. Wpłata na PFRON

• Wn konta 220Konto 220 - Rozrachunki publicznoprawne (Aktywno-pasywne) 220 Rozrachunki publicznoprawne kwota 1 700 zł,
• Ma konta 130Konto 130 - Rachunek bieżący (Aktywne) 130 Rachunek bieżący kwota 1 700 zł,

Należy jednak mieć na uwadze, że zgodnie z art. 21 ust. 5 ustawy o PFRON, do liczby pracowników, o której mowa w ust. 1 tej ustawy, nie zalicza się osób niepełnosprawnych korzystających z urlopów bezpłatnych ani osób, które nie są osobami niepełnosprawnymi zatrudnionymi przez pracodawcę:

1) na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego;

1a) przebywających na urlopie rodzicielskim;

2) przebywających na urlopach wychowawczych;

3) nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej;

4) będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy;

5) nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego;

6) przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy.