Umowa barterowa a rozliczenie podatkowe

19. 03. 2025 | Marzena Walkiewicz

Umowy barterowe są szczególnie popularne w sektorze marketingowym, zwłaszcza wśród influencerów. Często znajdują zastosowanie we współpracy z firmami z różnych branż, gdzie influencer otrzymuje produkty lub usługi w zamian za działania promocyjne, recenzje lub inne formy marketingu. Barter polega na wymianie dóbr lub usług bez konieczności dokonywania płatności pieniężnych. W związku z tym pojawia się kwestia prawidłowego rozliczania takich transakcji zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Definicja umowy barterowej

Zgodnie z art. 498 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego, jeśli dwie strony jednocześnie pełnią wobec siebie rolę dłużnika i wierzyciela, każda z nich może dokonać potrącenia swojej wierzytelności z wierzytelnością drugiej strony. Warunkiem jest, aby obie wierzytelności dotyczyły pieniędzy lub rzeczy tego samego rodzaju i jakości, były wymagalne oraz mogły być dochodzone na drodze sądowej lub przed innym organem państwowym. W wyniku potrącenia zobowiązania ulegają wzajemnemu umorzeniu do wysokości niższej z nich.

Potrącenie dokonuje się poprzez złożenie oświadczenia drugiej stronie i wywołuje skutek wsteczny od chwili, gdy stało się możliwe. Oznacza to, że zobowiązanie ulega wygaśnięciu w wyniku kompensacji należności, gdy obie strony jednocześnie pełnią wobec siebie rolę dłużnika i wierzyciela, a ich wierzytelności są wymagalne.

Zgodnie z umową zamiany każda ze stron zobowiązuje się do przekazania własności określonej rzeczy drugiej stronie w zamian za przeniesienie własności innej rzeczy. W polskim systemie prawnym barter jest traktowany jako jedna z form umowy zamiany, jednak w rzeczywistości różni się od niej, ponieważ obejmuje wymianę nie tylko dóbr materialnych, ale także usług. Może przybierać różne formy, takie jak wymiana towaru na usługę lub usługi na towar, co sprawia, że pojęcie barteru ma szerszy zakres niż klasyczna zamiana, ograniczona wyłącznie do rzeczy.

Barter to forma transakcji bezgotówkowej, polegającej na wymianie dóbr o porównywalnej wartości. Jego podstawowym celem jest eliminacja konieczności dokonywania dodatkowych rozliczeń pieniężnych między stronami, co upraszcza zarówno obrót gospodarczy, jak i proces rozliczeń podatkowych. W związku z tym należy podkreślić, że przepisy podatkowe nie nakładają ograniczeń dotyczących formy uregulowania należności. Oznacza to, że wymiana świadczeń w ramach barteru lub kompensata zobowiązań może być uznana za akceptowalny sposób zapłaty. Taka metoda rozliczeń pomiędzy przedsiębiorcami nie stoi w sprzeczności z regulacjami zawartymi w ustawie o przedsiębiorczości.

W świetle prawa podatkowego umowa barterowa jest traktowana jako zdarzenie gospodarcze, które podlega opodatkowaniu. Zatem, obie strony transakcji muszą:

• wycenić świadczenie – wartość dostarczonego towaru lub usługi musi być wyceniona, aby można było ustalić podstawę opodatkowania,
• rozliczyć VAT – każda strona transakcji, jeśli jest podatnikiem VAT, musi wystawić fakturę na wartość świadczenia. Podatek VAT oblicza się od wartości rynkowej świadczenia, niezależnie od tego, że nie ma rzeczywistego przepływu gotówki,
• uwzględnić przychód rozliczając się z podatku dochodowego PIT lub CIT.

Opodatkowanie umowy barterowej w zakresie VAT

Zgodnie z przepisami dotyczącymi VAT opodatkowaniu podlega m.in. odpłatna dostawa towarów oraz odpłatne świadczenie usług na terenie kraju. Aby transakcja została objęta VAT, zazwyczaj musi być dokonana za odpłatnością. Ustawa o VAT nie precyzuje jednak, że odpłatność musi mieć formę pieniężną, co oznacza, że może być również realizowana w innej formie, np. w ramach wymiany barterowej. W praktyce przyjmuje się, że odpłatność ma miejsce, gdy:

• istnieje bezpośredni związek pomiędzy dostawą towarów/świadczeniem usług a otrzymanym wynagrodzeniem będącym świadczeniem wzajemnym,
• dostawcę towarów lub usługodawcę łączy z odbiorcą stosunek prawny, z którego wynika obowiązek dostawy towarów/świadczenia usług oraz wysokość wynagrodzenia (świadczenia wzajemnego) za dokonanie tych czynności,
• wynagrodzenie jest wyrażalne w pieniądzu, co oznacza, że istnieje możliwość określenia ceny wyrażonej w pieniądzu w stosunku do świadczenia wzajemnego stanowiącego wynagrodzenie za dostawę towarów/świadczenie usług.

Organ podatkowy w interpretacji indywidualnej z 5 czerwca 2023 roku (sygn. akt: 0112-KDIL1-1.4012.153.2023.2.WK.) wskazał, że wynagrodzenie (zapłata) może mieć postać zarówno świadczenia pieniężnego, jak i rzeczowego (określonego w naturze), np. w przypadku dostawy towaru w zamian za świadczenie usługi, czy też w sytuacji zamiany towarów/usług. Przepisy ustawy o VAT nie zawierają bowiem ograniczenia co do formy zapłaty.

"(...) Świadczenia rzeczowe mogą również zostać uznane za transakcje barterowe. Barter w polskim prawie uważa się za jeden z rodzajów umowy zamiany. Celem umów barterowych jest niedokonywanie dodatkowych rozliczeń pieniężnych pomiędzy kontrahentami, a w konsekwencji maksymalne uproszczenie obrotu gospodarczego, w tym oczywiście rozliczeń podatkowych. Należy podkreślić, że barter polega nie tylko na równoważącej się wartościowo transakcji towar za towar, lecz również: usługa za usługę, towar za usługę lub usługa za towar. Podstawowym założeniem i istotą umów barteru jest brak konieczności ponoszenia dodatkowych świadczeń, a to, czy strony umówią się na wymianę towaru za towar, usługi za usługę, czy też towaru za usługę, nie ma istotnego znaczenia.

(...) skoro (...) - umowa zawarta ze spółką - ma charakter barteru usług, czyli na jej podstawie obie strony świadczą sobie wzajemne usługi - uznać należy, że w sprawie dochodzi/dojdzie do świadczenia odpłatnego (...)."

W związku z powyższym, w przypadku umów barterowych warunek odpłatności uznaje się za spełniony. W praktyce oznacza to, że podatnik będący stroną takiej umowy realizuje:

• sprzedaż towarów lub usług, co z reguły skutkuje obowiązkiem wykazania podatku VAT,
• zakup towarów lub usług, co daje prawo do odliczenia VAT na zasadach ogólnych, z uwzględnieniem ustawowych ograniczeń i wyłączeń.

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy w VAT?

W ustawie o VAT brak jest szczególnych regulacji dotyczących momentu powstania obowiązku podatkowego w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług w ramach umowy barterowej. W związku z tym należy stosować te same zasady, które obowiązują przy transakcjach rozliczanych w formie pieniężnej. W przypadku umowy barterowej, podobnie jak przy standardowych transakcjach, obowiązek podatkowy powstaje w chwili dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Jeżeli przed realizacją transakcji podatnik otrzyma zapłatę, np. w formie zaliczki lub przedpłaty, obowiązek podatkowy powstaje w momencie jej otrzymania – w zakresie tej kwoty. W obu przypadkach zastosowanie mają przepisy art. 19a ust. 1 i 8 ustawy o VAT.

Zatem, jeśli podatnik VAT realizuje usługę reklamową 15 lutego 2025 roku, natomiast jego kontrahent świadczy równoważną usługę już 31 stycznia 2025 roku, to obowiązek podatkowy w VAT dla podatnika powstaje w dniu otrzymania świadczenia ekwiwalentnego, czyli 31 stycznia 2025 roku. W tym dniu, zgodnie z zasadami umowy barterowej, dochodzi do „otrzymania” zaliczki w formie wzajemnych usług. Analogicznie, dla kontrahenta obowiązek podatkowy powstaje w chwili wykonania przez niego usługi, czyli 31 lipca 2025 roku. Przykład ten pokazuje, że w umowach barterowych obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z zasadami dotyczącymi zapłaty, czyli w momencie otrzymania świadczenia ekwiwalentnego.

Podstawa opodatkowania w transakcjach realizowanych w ramach umowy barterowej określana jest według ogólnych zasad. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, stanowi ją wartość świadczenia, które sprzedawca otrzymał lub ma otrzymać od nabywcy w zamian za dostarczone towary lub wykonane usługi, pomniejszona o należny podatek VAT. W przypadku barteru podstawą opodatkowania dla obu stron transakcji jest wartość wymienianych świadczeń – zarówno towarów, jak i usług – a VAT oblicza się od ich wartości.

Umowa barterowa a podatek dochodowy

Przychodami z działalności gospodarczej są należne przychody, nawet jeśli nie zostały one faktycznie otrzymane, z wyłączeniem wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. W wyniku transakcji barterowej, gdy podatnik za wydanie towaru (lub wykonanie usługi) otrzymuje zapłatę w postaci innego dobra (towaru, usługi), uzyskuje przychód w naturze.

W transakcjach barterowych nie dochodzi do przepływu gotówki, jednak to pieniądz stanowi miernik wartości wymienianych dóbr, zgodnie z ustaleniami zawartymi w umowie barterowej. Podstawą przychodu podatkowego jest wartość świadczenia rzeczowego, określona w umowie. W kontekście barteru handlowego przychodem uznaje się wartość otrzymanego towaru jako ekwiwalentu wzajemnych świadczeń realizowanych w ramach działalności gospodarczej.

Natomiast jeśli podatnik sprzedaje towary otrzymane od kontrahenta w wyniku realizacji umowy, przychodem będzie kwota uzyskana z ich sprzedaży.

Takie stanowisko przyjęte zostało również w interpretacji indywidualnej z dnia 19 czerwca 201Konto 201 - Rozrachunki z dostawcami (Pasywne) 2015 roku (sygn. akt: ITPB1/4511-508/15/AK), w której to organ podatkowy stwierdził:

(…)Zatem, skoro Wnioskodawcę ze zlecającym będzie łączyć umowa cywilnoprawna (barter) w ramach, której Wnioskodawca będzie zobowiązany do wykonania usługi polegającej na wykopaniu stawu w zamian za urobek, wskazać należy, że wynagrodzenie za usługę – w postaci wartości umówionego urobku – stanowić będzie dla Wnioskodawcy przychód, o którym mowa w art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie regulują szczególnych zasad ustalania przychodu (dochodu) z tytułu umowy barterowej, przychód (dochód) z tego tytułu należy zsumować z pozostałymi przychodami (dochodami) z działalności gospodarczej i opodatkować zgodnie z wybraną formą opodatkowania (…).

W transakcjach barterowych przychód stanowi wartość należnych świadczeń wzajemnych, czyli wartość świadczonych usług lub przekazanych towarów, określona w umowie. Warto jednak pamiętać, że jeśli wartość ta została zaniżona lub zawyżona w umowie lub innej dokumentacji, organ podatkowy ma prawo dokonać oszacowania przychodu. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeżeli wartość wskazana w umowie znacznie odbiega od rynkowej wartości rzeczy lub praw, organ podatkowy może wezwać strony do jej zmiany lub uzasadnienia podanej ceny. W przypadku braku odpowiedzi, braku korekty wartości lub niewskazania przyczyn takiego ustalenia ceny, organ podatkowy ma prawo samodzielnie określić jej wysokość, opierając się na opinii biegłego lub biegłych. Jeżeli oszacowana wartość różni się od wartości umownej o co najmniej 33%, koszty sporządzenia opinii obciążają zbywającego.

Ewidencja księgowa barteru

Przykład. Spółka XYZ sp. z o.o. zawarła umowę barterową z kontrahentem, w ramach której dokonała sprzedaży towarów za kwotę 15.000 zł netto (18.450 zł brutto) i jednocześnie nabyła od niego usługę, która została wyceniona na taką samą wartość – zostało to odpowiednio udokumentowane w umowie barterowej. Towar został wydany przez spółkę kontrahentowi 25 lutego 2025 r. i w tym samym dniu została wystawiona faktura VAT dokumentująca wykonanie usługi. Kontrahent wykonał na rzecz spółki usługę reklamy w tym samym dniu i spółka otrzymała fakturę. Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT od zakupu usługi w całości. Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia) wyniosła 10.000 zł. Wartość świadczeń w ramach umowy barterowej została określona przez strony w wartości rynkowej.

1)        Faktura dokumentująca sprzedaż towarów:

WN konta 200Konto 200 - Rozrachunki z odbiorcami (Aktywne) 200 „Rozrachunki z odbiorcami” – kwota 18.450 zł

MA konta 730Konto 730 - Przychody netto ze sprzedanych towarów (Przychodowe) 730 „Przychody netto ze sprzedanych towarów” – kwota 15.000 zł

MA konta 221-1Konto 221-1 - Rozliczenie należnego VAT (Pasywne) 221-1 „VAT należny” – kwota 3.450 zł

2)        Wydanie towaru na podstawie dokumentu WZ

WN konta 731Konto 731 - Wartość sprzedanych towarów w cenie zakupu/nabycia (Kosztowe) 731 „Wartość sprzedanych towarów w cenie zakupu/nabycia” – kwota 10.000 zł

MA konta 330Konto 330 - Towary w hurcie (Aktywne) 330 „Towary” – kwota 10.000 zł

3)        Faktura za zakup usługi

WN konta 409Konto 409 - Pozostałe koszty (Kosztowe) 409 „Usługi reklamowe” – kwota 15.000 zł

WN konta 221-2Konto 221-2 - Rozliczenie naliczonego VAT (Aktywne) 221-2 „VAT naliczony” – kwota 3.450 zł

MA konta 201Konto 201 - Rozrachunki z dostawcami (Pasywne) 201 „Rozrachunki z dostawcami” – kwota 18.450 zł

4)        Rozliczenie wzajemnych należności z tyt. transakcji barterowej

WN konta 201Konto 201 - Rozrachunki z dostawcami (Pasywne) 201 „Rozrachunki z dostawcami” – kwota 18.450 zł

MA konta 200Konto 200 - Rozrachunki z odbiorcami (Aktywne) 200 „Rozrachunki z odbiorcami” – kwota 18.450 zł