Zasady księgowania na konta

25. 03. 2013 | Ewa Kusznierowska

Jak księgować na konta?

Najważniejszą zasadą na której opiera się cała rachunkowość jest zasada bilansowa mówiąca, że pomiędzy pasywami i aktywami zawsze zachodzi równość.

Wynika to z faktu, że aktywa są to zasoby majątkowe danej jednostki, pasywa zaś to źródła finansowania aktywów. Ponieważ cały majątek firmy (czyli wszystkie aktywa będące w jej posiadaniu) nie wziął się z niczego i musiał mieć swoje źródło finansowania, suma aktywów musi być równa sumie pasywów. Czy tylko w dniu sporządzania bilansu? Oczywiście, że nie. Ta równość zachodzi zawsze. Jeżeli na dzień sporządzania bilansu księgowa zauważy, ze równość ta nie zachodzi, od razu wie, że gdzieś kiedyś zrobiła błąd w księgowaniu i będzie musiała go znaleźć.

Rachunkowość zajmuje się tylko takimi zdarzeniami, które dają się wyrazić wartościowo i powodują zmiany w stanie zasobów majątkowych lub źródeł ich finansowania. Takie zdarzenia nazywamy operacjami gospodarczymi.

Każde zdarzenie będące operacją gospodarczą posiada następujące cechy:

1. Wyrażone jest wartościowo,
   
2. Wchodzi w zakres działalności danego podmiotu gospodarczego, z którego punktu widzenia jest rozpatrywane,
   
3. W danym podmiocie powoduje równoczesne i równe co do wartości zmiany w stanie zasobów majątkowych i w stanie źródeł finansowania tych zasobów (tzn. aktywach i pasywach), dlatego musi być rozpatrywana z punktu widzenia zmian w aktywach i pasywach.

Z równości pasywów i aktywów wynika, że zdarzenia gospodarcze, które powodują zmiany tylko na dwóch kontach bilansowych, można podzielić na cztery grupy:

1. Zdarzenia, które wywołują zmiany tylko po stronie aktywów, przy czym jedno aktywo rośnie, a drugie maleje.
   
2. Zdarzenia, które wywołują zmiany tylko po stronie pasywów, przy czym jedno pasywo rośnie, a drugie maleje.
   
3. Zdarzenia wywołujące zmiany zarówno po stronie aktywów jak i pasywów. Przy czym aktywo rośnie o jakąś wartość. Zauważmy, że -ze względu na równość aktywów i pasywów- pasywo musi rosnąć dokładnie o tą samą wartość.
   
4. Zdarzenia wywołujące zmiany zarówno po stronie aktywów jak i pasywów. Przy czym aktywo maleje o jakąś wartość. Zauważmy, że -ze względu na równość aktywów i pasywów- pasywo musi maleć dokładnie o tą samą wartość.

Zauważmy, ze są to jedyne cztery grupy możliwości, bo tylko przy takich zmianach- które odbywają się w zakresie tylko na dwóch kont bilansowych- zachodzi równość pasywów i aktywów.

Zwróćmy uwagę, że zarówno w pierwszej jak i w drugiej grupie suma bilansowa pozostaje niezmieniona. W trzeciej operacji suma bilansowa rośnie dokładnie o tą samą kwotę co aktywo i pasywo. W czwartej zaś o tę kwotę maleje.

Ponieważ zapisywanie każdej zmiany zachodzącej w aktywach i pasywach byłoby zbyt pracochłonne wprowadzono konta księgowe.

Konto księgowe jest podstawowym urządzeniem do ewidencjonowania operacji gospodarczych.

Dzięki niemu każdą z powyższych operacji gospodarczych zapisujemy na dwóch kontach.

Tematem tego opracowania jest sposób w jaki to robimy. Zatem spróbuję to wyjaśnić.

Zwróćmy uwagę, że aktywa w bilansie są po lewej stronie, pasywa zaś po prawej. Zatem przyjęto, dwie strony każdego konta: stronę lewą, którą nazwano winien (oznaczono Wn) i stronę prawą którą nazwano ma (oznaczono Ma).

Teraz uwaga: Jeżeli chcemy szybko zrozumieć na czym polega księgowanie na konta przyjmijmy,  że strony te mają tylko takie nazwy, które tak naprawdę nic nie znaczą. W rzeczywistości jest to lewa i prawa strona.

Ważne są dwie zasady pisania na konta:

1. Salda kont aktywnych zapisujemy po tej stronie, po której w bilansie znajdują się aktywa, czyli lewej o nazwie Wn. Salda kont pasywnych zapisujemy po tej stronie, po której w bilansie znajdują się pasywa, czyli prawej o nazwie Ma.
   
2. Pasywa rosną po tej stronie, po której znajdują się w bilansie, czyli po prawej -o nazwie Ma. Aktywa zaś po tej stronie, po której znajdują się w bilansie, czyli po lewej- o nazwie

Wn. Zarówno pasywa jak i aktywa maleją po przeciwnej stronie jak rosną (tzn. aktywa po Ma, pasywa po Wn).

Dlaczego powinniśmy odrzucić znaczenie tych  nazw i uznać je tylko jako nazwy, które nie mają większego znaczenia?

Zwróćmy uwagę na pasywa. Wiemy, że są to źródła finansowania, czyli kapitały własne i zobowiązania -inaczej nasze długi, które będziemy musieli za jakiś czas zwrócić. Zarówno jedne jak i drugie są po stronie prawej, czyli rosną po stronie Ma.

Rozumiem kapitały własne mam, bo są moje i nikt nie ma do nich prawa, ale długi, czy ja je mam czy jestem winna?

Myślę, że większość kłopotów z niezrozumieniem zasad księgowania wiąże się właśnie z tym problemem. W ciągu ostatnich lat poznałam kilka osób, „zawsze dobrych z matematyki”, którym nie udało się zrozumieć rachunkowości. Po krótkiej rozmowie i wytłumaczeniu tej zasady, były zdumione, że „nikt im o tym nie powiedział”.  W trakcie księgowania kierowały się nazwami: winien i ma. Po rozmowie ze mną stwierdzały, że tylko z tego powodu nie były w stanie nauczyć się tego przedmiotu.

Osobiście podziwiam osoby, kóre mimo, że nikt im tego nie wytłumaczył, nauczyły się ksiegować.

Powinniśmy wiedzieć, że pasywa, które są po prawej stronie wg. zasad rachunkowości rosną po tej stronie, aktywa zaś rosną po lewej stronie, po której w bilansie się znajdują. Maleją zaś odwrotnie.

Dopiero po zapoznaniu się z tym faktem możemy rozpocząć  naukę księgowania. Po pewnym czasie pracy na stanowisku księgowej będziemy mogli zauważyć, że tak naprawdę jedyną rzeczą, która jest skomplikowana w księgowości i wymaga ciągłej nauki i monitorowania są stale zmieniające sie przepisy i ciagła zmiana ich interpretacji.

Samo zapisywanie operacji gospodarczych na konta polega głównie na opanowaniu kont i rodzajów operacji gospodarczych. Jest to czynność bardzo logiczna i wcale nie jest tak bardzo skomplikowana jak by mogło nam się na początku wydawać.

Rozważmy teraz poszczególne grupy zdarzeń:

1. Jedno aktywo rośnie, drugie maleje. Zgodnie z wyżej napisaną zasadą: to co rośnie zapisujemy po stronie lewej, zwanej Wn, to co maleje po stronie przeciwnej tzn. prawej zwanej Ma.
   
2. Jedno pasywo rośnie, drugie maleje. Zgodnie z wyżej napisaną zasadą: to co maleje zapisujemy po stronie lewej, zwanej Wn,  to co rośnie po stronie przeciwnej tzn. prawej zwanej Ma.
   
3. Jedno pasywo rośnie i równocześnie jedno aktywo rośnie. Zgodnie z wyżej napisaną zasadą: pasywo rośnie po stronie prawej czyli Ma, aktywo zaś po stronie lewej czyli Wn.
   
4. Jedno pasywo maleje i równocześnie jedno aktywo maleje. Zgodnie z wyżej napisaną zasadą: pasywo maleje po stronie lewej czyli Wn, aktywo zaś po stronie prawej czyli Ma.

Zwróćmy uwagę, że we wszystkich tych przypadkach dokonujemy zapisów po dwóch stronach kont. Jedna zmiana zachodzi po stronie Wn, druga po Ma. Wynika to bezpośrednio z zasady zachowania sumy bilansowej i z faktu, że pasywa rosną po stronie prawej (Ma), aktywa zaś po lewej (Wn). Maleją zaś odwrotnie.