Z czego wynika potrzeba wprowadenia kont analitycznych?

10. 05. 2013 | Ewa Kusznierowska

Ponieważ portal jest przeznaczony również dla uczniów, którzy jeszcze nie pracowali w zakładach pracy,  chcę wyjaśnić im skąd wynika potrzeba wprowadzenia kont analitycznych oraz wyjaśnić dlaczego zapis na nich odbywa się równolegle do zapisu na kontach syntetycznych, do których zostały wprowadzone jako ich część składowa.

Jest oczywiste, że konta analityczne wynikają z potrzeby przedsiębiorstwa i muszą być zawarte w jego polityce rachunkowości. W jakim celu zostają one wprowadzone?

Wyobraźmy sobie hurtownię np. książek. Wszystko to co jest na magazynie to towar. Nie jest jednak bez znaczenia, dla przedsiębiorstwa, jakiego typu książki w niej się znajdują. Można się domyślać, ze każdy tytuł i rodzaj książki ma swoją własną analitykę. Co więcej znaczenie ma nie tylko tytuł, ale np. wydanie tej samej książki. Może być z ilustracjami lub bez, w twardych czy miękkich oprawach.

Dlaczego to ma znaczenie? Bo musimy mieć odpowiedni asortyment. Jedne książki są sprzedawane szybciej inne wolniej i tak są "zdejmowane ze stanu". Ponadto nikt nie sprzedaje jednego asortymentu, tylko musi mieć cały przekrój towaru, bo jeden klient potrzebuje takiej, drugi innej książki. Każdy z nas wchodząc do sklepu czy hurtowni chce mieć wybór w dokonywaniu zakupów.

W celu sprostania zapotrzebowaniu na towar, przedsiębiorstwo musi dokonywać odpowiedniego zaopatrzenia. Dokonując go zwykle nie podliczamy książek na półce, tylko patrzymy w ewidencje księgowe, ile sztuk której książki posiadamy na stanie. Chociażby z tego powodu sprzedajacy nie moze patrzeć, że sprzedaje żywność czy książki i nazywać to tylko jedną nazwą towar, tylko musi wyróżniać każdy asortyment osobno, robić dla niego odpowiednie zamówienie, takie by było zgodne z największym prawdopodobieństwem zakupu przez klienta. Ponadto na koniec roku sporządzamy inwentaryzację. Musimy wtedy podliczyć, jaka ilość którego asortymentu i o ile jest za duża, czy za mała. Jesteśmy wtedy zobowiązani liczyć każdy rodzaj towaru osobno.

Spójrzmy na rysunek, który jest przy tym artykule. Ile widzimy metalowych detali, a to przecież może być tylko niewielka część rodzaju artykułów w sklepie metalowym. To wszystko ma jedną syntetykę- towary, a ile będzie do tego kont analitycznych, jeżeli każdy artykuł musi mieć swoje konto (a przeciez musi, bo to leży w interesie przedsiębiorstwa).

Spójrzmy na półki sklepu spożywczego. Ile rodzajów np. przypraw i od ilu producentów mamy na stanie?. Jeżeli od każdego producenta kupujemy towar bezpośrednio, każdy z nich musi mieć swoją analitykę. Gdy kupujemy od pośredników również potrzebujemy  wiedzieć komu, kiedy i za którą dostawę towaru mamy zapłacić pieniadze. Bardzo istotne jest dla nas byśmy wiedzieli czy ten towar został  juz sprzedany, czy nie w momencie dokonywania płatności. Może za dużo zamawiamy jakiegoś asortymentu, a może trzeba wydłużyć jej termin.

W przypadku ewidencji środków trwałych każdy środek trwały również musi posiadać swoją analitykę, ponieważ mają one różne stopy amortyzacji. Nadto w różnym czasie rozpoczęte zostało naliczanie ich amortyzacji. Dopiero suma wartości początkowych tych środków daje wartość ujętą na koncie syntetycznym środki trwałe. Amortyzację zliczamy dla każdego środka trwałego z osobna, a na konto amortyzacja i umorzenie również wpisujemy ich sumę za dany miesiąc. Gdy umorzenie danego środka zrówna się z jego wartością początkową, taki środek trwały "zdejmujemy ze stanu" (dokładniej opisane jest to w innym artykule i nie jest to przedmiotem tego artykułu- tutaj chcę tylko wyjasnić dlaczego każdy środek trwały musi mieć własną analitykę).

Przedsiębiorstwo współpracuje z różnymi dostawcami i odbiorcami. Rabat, który nalicza swoim odbiorcom jest zależny od ich obrotów. Ktoś kto więcej kupuje towarów od danej firmy powinien mieć  możliwość uzyskania wyższego rabatu. Dlatego stali klienci powinni mieć własną analitykę dokonywanych w rozpatrywanym przedsiebiorstwie zakupów.

Każdy stały odbiorca musi mieć osobną analitykę również w celu śledzenia windykacji tzn. ściągania należności. Czasem trzeba ponaglać klientów by nie przeciągali terminu płatności. Jest to bardzo ważne w działalności gospodarczej, ponieważ musimy mieć pieniądze na dalsze zakupy. Klienci spłacający swoje należnosci w terminie powinni byc wynagradzani większymi rabatami, ponieważ szybsza spłata należności umożliwia przedsiębiorstwu szybszą rotację aktywów obrotowych. Prowadzi to większych obrotów, a w konsekwencji uzyskania większej rentownosci przedsiebiorstwa.

Klienci detaliczni mogą być traktowani razem na jednym koncie analitycznym. Ponieważ płacą przy odbiorze towaru, dlatego nie musimy również martwić się o ściągalność należności. Tak na prawdę ich dane personalne (w przypadku, gdy jest to towar powszechnego użytku) wogóle mogą nas nie interesować. (Trochę inaczej jest gdy jakaś firma kupuje u nas środek trwały. Wtedy możemy interesować się jej siedzibą by przysłać jej ulotki na podobne towary).

W przypadku zatrudnienia pracowników ważne są terminowe  płatności wynagrodzeń. Należy również prawidłowo i terminowo rozliczać zaliczki, dostarczać obuwie i odzież ochronną pracownikom, a w razie potrzeby kaski i inne akcesoria potrzebne do pracy i wynikające z przepisów bhp. Dlatego każdy pracownik również musi posiadać własną analitykę.

Jeżeli mam np. 1500 szt. różnego asortymentu w sklepie o wartości X₁, X₂...........X₁₅₀₀ to w sumie mam na stanie towar o wartości: X₁+ X₂.+........X₁₅₀₀ i taka warotość jest na koncie syntetycznym: towary.  X₁, X₂...........X₁₅₀₀  są wartościami na kontach analitycznych poszczególnego asortymentu. Jeżeli jestem dłużna np. siedmiu dostawcom  Y₁, Y₂...........Y₇,  zł, to w sumie mój dług wynosi dostawcom  Y₁+ Y₂+.......+....+Y₇ i taka wartość jest ujęta na koncie syntetycznym rozrachunki z dostawcami. Y₁ to mój dług u pierwszego dostawcy i zapis na konce analitycznym, które mu odpowiada. Y₂ to dług u drugiego dostawcy itd.

Zapis na koncie syntetycznym i kontach analitycznych, które są mu przyporządkowane, odbywają się równolegle. Jest to podwójny zapis tego samego zdarzenia gospodarczego. Dlatego suma obrotów i sald na kontach analitycznych, które są przyporządkowane do  jednego  konta syntetycznego musi być równa obrotowi i saldom na tym koncie syntetycznym.