Rozliczenia gotówkowe

14. 07. 2013 | Ewa Kusznierowska

Do ewidencjonowania środków pieniężnych danego przedsiębiorstwa służą konta zespołu pierwszego. W niniejszym artykule zajmiemy się głównie ewidencją środków pieniężnych znajdujących się w kasie, tzn. rozliczeniem gotówkowym pomiędzy przedsiębiorstwami.

Rozliczenia danego podmiotu gospodarczego z innymi przedsiębiorstwami może odbywać się w formie gotówkowej lub bezgotówkowej. Wg. artykułu 13 ust.1 pkt.1 ustawy z dnia 19.11.1999r. przedsiębiorstwa muszą dokonywać transakcji za pomocą rachunku bankowego między sobą gdy jednorazowo przekazywana jest kwota o wartości ponad 3000 Euro. Natomiast jeśli suma wartości zobowiązań i należności  pomiędzy dwoma przedsiębiorstwami w poprzednim miesiącu przekraczała równowartość 10 000 Euro, przedsiębiorstwa mają obowiązek dokonania płatności za pomocą banku gdy przekroczona jest kwota 1000 Euro.  Oznacza to, że stosowanie rozliczeń gotówkowych pomiędzy różnymi przedsiębiorstwami jest ograniczone.

Rozliczenie gotówkowe realizowane jest przez kasjera. Ponosi on pełną odpowiedzialność materialną za stan gotówki w kasie i za prawidłowość przeprowadzonych operacji kasowych. Rozliczenie to odbywa się za pośrednictwem kasy. Ewidencja operacji gospodarczych odbywa się na koncie Kasa.

W każdej firmie powinny być ustalone procedury wpłacania gotówki do banku i dopuszczalny stan gotówki w kasie. Kasjer nie powinien przechowywać większej gotówki od tego stanu w kasie, ze względu na bezpieczeństwo przekazywania gotówki do banku. Ponadto powinna być ustalona minimalna ilość gotówki, którą zostawia się w kasie, po dokonaniu wpłaty do banku- w celu wydawania reszty następnego dnia.

Wpłaty gotówkowe są dokonywane na podstawie dowodów KP (kasa przyjmie). Wypłaty gotówkowe odbywają się na podstawie dokumentów źródłowych lub dokumentu KW (kasa wypłaci) , który jest wystawiany w momencie braku takiego dowodu źródłowego. Dokumentami źródłowymi są np.: faktury gotówkowe opłacone gotówką, listy płac, wnioski o zaliczki, pokwitowane przez bank dowody wpłat własnych , Polecenie Wypłaty Gotówki czyli PWG. Do grupy obrotów gotówkowych zaliczamy również płatności dokonywane czekami gotówkowymi.

Wszystkie operacje gotówkowe powinny być ujęte w raportach kasowych, które są dokumentami  zbiorczymi obejmującymi operacje dokonywane w kasie przedsiębiorstwa.  Powinny być one wykonywane na koniec każdego dnia, ale dopuszczalne są również dłuższe okresy. Częstość wykonywania raportów kasowych zależy od rodzaju przedsiębiorstwa. W handlu detalicznym mogą być wykonywane przy każdorazowej zmianie kasjera, czyli nawet częściej niż jeden raz dziennie. Okresy obejmowane jednym raportem kasowym mogą być jednak znacznie dłuższe np. mogą wynosić jeden tydzień  albo np. 10 dni. Nie mogą być jednak dłuższe od jednego miesiąca. Nadto każdy z raportów nie ma prawa obejmować np. przełomu dwóch miesięcy, dlatego bez względu na długość tych okresów, na koniec każdego miesiąca raport musi być sporządzony. Niezależnie od tego dokonuje się spisu z natury w  dniu kończącym rok obrotowy i przy każdorazowej zmianie kasjera.

Do obrotów gotówkowych ujętych w raporcie kasowym doliczana jest również gotówka pobrana z rachunku bieżącego przy użyciu czeku gotówkowego. Za pomocą czeku gotówkowego wystawca czeku dysponuje środkami pieniężnymi, które posiada w banku.

Ewidencja obrotu gotówkowego prowadzona jest na koncie „Kasa”.

Jak wiemy gotówka jest zasobem majątkowym, tzn. należy do aktywów. Wiemy, że wzrost każdego aktywa księgowany jest po stronie Wn (Dt) danego konta, zaś jego zmniejszenie po stronie Ma (Cr). Zgodnie z tą zasadą wszystkie wpływy gotówki księgowane są po stronie Wn (Dt), wszelkie zaś jej rozchody księguje się po stronie Ma (Cr).

Po stronie Wn księguje się również stwierdzone nadwyżki, po stronie Ma księguje się natomiast stwierdzone niedobory gotówki.

Operacjami gospodarczymi powodującymi zmianę stanu gotówki w kasie są:

1. Pobranie gotówki z banku do kasy na podstawie czeku gotówkowego własnego. W tym wypadku wystawiamy KP.
2. Wpływ należności od odbiorcy, który zakupił coś za gotówkę- dowodem księgowym jest faktura gotówkowa.
3. Wpłata do kasy utargów ze sprzedaży na kasie fiskalnej- dowód zbiorczy w postaci raportu kasowego z kasy fiskalnej.
4. Wpływ należności od odbiorcy, który zakupił coś wcześniej na fakturę przelewową.
5. Opłacenie gotówką faktur za koszty działalności przedsiębiorstwa takie jak np.:

• Opłata za energię elektryczną
• Opłata za czynsz
• Opłata za usługi obce np. reperacja dachu

1. Spłacenie wcześniej zaciągniętych zobowiązań wynikających z wcześniejszych zakupów na fakturę przelewową.
2. Wypłata zaliczki pracownikowi.
3. Wypłata wynagrodzeń pracownikom.
4. Rozliczenie zaliczki- pracownik w delegacji wydał więcej niż wynosiła pobrana zaliczka.
5. Rozliczenie zaliczki- pracownik w delegacji wydał mniej  niż wynosiła pobrana zaliczka.

Księgowanie tych operacji będzie wyglądało następująco:

W przypadkach ujętych w punktach 1, 2, 3, 4, 10 ilość gotówki w kasie rośnie, dlatego na koncie Kasa księgowana jest ona po stronie Wn (Dt).

W przypadkach ujętych w punktach 5, 6, 7, 8, 9  ilość gotówki w kasie maleje, dlatego na koncie Kasa księgowana jest ona po stronie Ma (Cr).

Sposób księgowania tych operacji  ujęty jest w poniższej tabelce:

Zwróćmy uwagę na fakt,  że wpływ pieniędzy na wcześniej wystawioną fakturę (operacja 4) nie jest związany z przychodami. Przychód wystąpił wcześniej (w momencie pojawienia się faktury sprzedażowej). Natomiast operacja 2 i 3 jest związana z pojawieniem się przychodu. Dlaczego? Ponieważ dowodem księgowym jest tutaj faktura sprzedaży lub raport kasowy. Oba te dokumenty są również dowodem sprzedaży. Należy więc zauważyć, że same obroty gotówkowe związane ze sprzedażą nie muszą być związane z przychodami. Przychód powstaje w momencie dokonania transakcji sprzedaży.

Sam wydatek związany z kosztami nie jest równoznaczny z pojawieniem się kosztów. Koszt nie zawsze pojawia się nawet w momencie dokonania zakupu. Np. w przypadku zakupu materiałów nie możemy  jeszcze mówić o koszcie. Pojawia się on dopiero w chwili wystawienia  dokumentu potwierdzającego wydanie materiałów do zużycia. Koszt wynagrodzenie pojawia się  w chwili wystawienia Listy Płac, nie w chwili  dokonywania wypłaty wynagrodzeń. Można więc stwierdzić, że obroty gotówkowe mogą być związane z wydatkami i z przyjęciem pieniędzy do Kasy, ale nie koniecznie potwierdzają pojawienie się kosztów czy przychodów. Poza tym nie każdy wydatek jest kosztem i nie każdy wpływ środków pieniężnych jest zawiązany z przychodem.

Kosztami nie są np. następujące wydatki:

• Różnica pomiędzy VAT należnym i naliczonym, która jest wpłacana do budżetu. Dlatego jest ona wydatkiem dla przedsiębiorstwa.
• spłaty kredytów
• wypłaty pożyczek i zaliczek
• rozchody środków pieniężnych posiadające charakter strat nadzwyczajnych.

 Przychodami nie są np. następujące wpływy środków pieniężnych:

• Różnica pomiędzy VAT naliczanym i należnym, otrzymana z Urzędu Skarbowego. Dlatego jest ona wpływem środków pieniężnych dla przedsiębiorstwa.
• Pobrane kredyty
• Otrzymane pożyczki
• Wpływy środków pieniężnych posiadające charakter zysków nadzwyczajnych.

Można więc stwierdzić, że obroty środków pieniężnych (zarówno w formie gotówkowej i bezgotówkowej) wiążą się z wydatkami i z wpływami środków pieniężnych do przedsiębiorstwa.

Nie zawsze natomiast są związane z przychodami i kosztami. Ponadto nawet w przypadku gdy są z nimi związane, mogą wystąpić w innym czasie.

Każdy koszt był jest lub będzie związany z wydatkiem, ale nie każdy wydatek był, jest lub będzie związany z kosztem.

Przychód natomiast był jest  lub będzie związany z wpływem środków pieniężnych, ale nie każdy wpływ środków pieniężnych był, jest lub będzie związany z przychodem.