Księgowanie czeków

01. 10. 2013 | Ewa Kusznierowska

Księgowanie czeków

Czeki obce w obiegu krajowym powinny zostać przedłożone do realizacji w czasie 10 dni. W obiegu europejskim w czasie 20 dni, a w obiegu światowym 70 dni.

Nas jako księgowych interesuje głównie sposób księgowania czeków.

Księgowanie czeków obcych

W ewidencji czeków obcych (wystawionych dla naszego przedsiębiorstwa możemy wyróżnić trzy momenty:

1. Otrzymanie czeku od kontrahenta.
2. Złożenie czeku w banku do realizacji.
3. Realizacja czeku.

Ad 1.

Przyjęcie czeku od kontrahenta powoduje zmniejszenie lub likwidację jego należności, które należą do aktywów. Zatem wartość czeku księgujemy po stronie Ma na koncie rozrachunki z odbiorcami (mówimy o uznaniu tego konta). Jednocześnie rośnie wartość „innych środków „ do których zaliczamy czeki. Jak wiemy środki pieniężne również są aktywami. Ponieważ aktywa rosną po stronie Wn, tę operację na koncie „Inne środki pieniężne” księgujemy po Wn. 

Do  konta „inne środki pieniężne możemy prowadzić również analitykę i posiadać konto analityczne „czeki obce rozrachunkowe” (lub gotówkowe). W takiej sytuacji oczywiście mamy podwójne księgowanie po tej samej stronie: raz na koncie syntetycznym, drugi raz powtórzenie tego zapisu na koncie na koncie analitycznym.

Ad 2.

Po złożeniu czeku rozrachunkowego w banku do realizacji jednostka gospodarcza nie posiada  go już na stanie i oczekuje na potwierdzenie jego realizacji w banku. W tym momencie mamy zatem do czynienia ze środkami pieniężnymi w drodze. Podobnie jak inne środki pieniężne należą one do aktywów. Oznacza to, że w chwili oczekiwania na potwierdzenie realizacji czeków rozrachunkowych musimy je przeksięgować z konta inne środki pieniężne (po Ma bo ich ilość maleje) na konto środki pieniężne w drodze (po Wn, bo ich ilość rośnie).

Ad 3.

Po realizacji czeku bank przysyła na Wyciąg Bankowy. Zatem otrzymując ten dokument księgowy uznajemy, że czek został zrealizowany. Dopiero w chwili otrzymania Wyciągu Bankowego możemy zaksięgować wzrost środków pieniężnych na koncie naszej firmy. Ilość środków pieniężnych w drodze maleje, a ilość pieniędzy na rachunku bankowym rośnie. Obciążamy zatem konto Rachunek bankowy (księgujemy po Wn) i uznajemy konto Środki pieniężne w drodze (księgujemy po Ma).

Księgowanie czeków obcych rozrachunkowych  ujęte jest w poniższej tabelce:

W przypadku czeków gotówkowych wpłata do kasy następuje tego samego dnia. Złożenie czeku w banku do realizacji i realizacja czeku odbywają się jednocześnie. Dlatego pomijamy konto „Środki pieniężne w drodze”. Jest to pierwsza różnica w sposobie księgowania. Druga polega na tym, że pieniądze wpłacamy do kasy nie na rachunek bieżący. Pierwsza operacja jest taka sama. Zaksięgowanie drugiej polega na tym, że obciążamy konto „Kasa” (księgowanie po Wn) i uznajemy konto „Inne środki pieniężne”(księgujemy po Ma).

Jeżeli do konta „Inne środki pieniężne” prowadzimy analitykę „Czeki obce gotówkowe” to równolegle uznajemy również to konto.

Księgowanie czeków obcych gotówkowych  ujęte jest w poniższej tabelce:     

Księgowanie czeków własnych.

Przedsiębiorstwo może wystawić

Czek własny jest  zobowiązaniem finansowym. Jego realizacja przebiega w siedzibie banku osoby, która została wskazana przez wystawcę tego czeku. W celu wystawienia  czeku, musimy posiadać określone pokrycie na rachunku bankowym. Gwarancja pokrycia jest potwierdzenie czeku przez określony bank.  W tym celu wystawca  czeku przekazuje do swojego banku finansującego czek z  wnioskiem  o jego potwierdzenie oraz  polecenie przelewu.

Wówczas bank rezerwuje odpowiednią sumę na pokrycie danego  czeku i przenosi ją z rachunku bieżącego na wydzielony rachunek depozytów zablokowanych. Następnie zamieszcza na tym czeku klauzurę jego potwierdzenia. W ten sposób zablokowuje odpowiednią sumę środków pieniężnych, jako potwierdzenie czeków własnych gotówkowych i rozrachunkowych. Są one księgowane na specjalnym koncie. Środki te księgujemy na koncie „Inne  rachunki bankowe”, do którego możemy prowadzić analitykę: „Rachunek czeków potwierdzonych”.

Zatem ilość środków na koncie rachunek bieżący maleje, a na Inne rachunki bankowe rośnie. Jest to operacja pierwsza w poniższej tabelce.

Realizacja czeku polega na tym, że z „Rachunku czeków potwierdzonych kontrahentowi wypłacone są pieniądze (albo wpłacone są na konto kontrahenta). W naszym przedsiębiorstwie maleje wtedy ilość środków pieniężnych na koncie „Inne  rachunki bankowe”, i jednocześnie maleje nasze zobowiązanie wobec kontrahenta. Ilość środków na koncie „Inne  rachunki bankowe” to aktywa, dlatego maleje po Ma, natomiast zobowiązanie wobec kontrahenta jest pasywem, zatem maleje po Wn. Jest to operacja druga w poniższej tabelce.

Księgowanie czeków obcych ujęte jest w poniższej tabelce: