Ewidencja zaliczek wypłacanych pracownikom.

25. 02. 2014 | Żaneta Solich

Zaliczka udzielana pracownikowi to zazwyczaj wypłata środków pieniężnych z kasy przedsiębiorstwa w celu dokonania wydatku w imieniu i na rachunek przedsiębiorstwa udzielającego zaliczki, z której po dokonaniu wydatku biorący zaliczkę pracownik zobowiązuje się rozliczyć  oraz zwrócić jej niewykorzystaną część.

Zaliczki możemy podzielić na:

- wypłacane pracownikom,  których charakter pracy wymaga dokonywania częstych drobnych zakupów,

- zaliczki wypłacane na pokrycie kosztów podróży służbowych.

Wniosek o wypłatę zaliczki

Wniosek o wypłatę zaliczki dla pracownika powinien być sprawdzony przez głównego księgowego i zatwierdzony przez kierownika jednostki. Na podstawie tego wniosku pracownik otrzyma zaliczkę na przykład na zakup towarów, środków czystości , znaczków pocztowych czy podróż służbową.

Kasowym dokumentem wypłaty zaliczki jest KW (kasa wydała). Dokument ten  jest  uwzględniany przy sporządzaniu Raportu Kasowego (RK).

Zdarza się iż firmy nie prowadzą kasy, wtedy pracownik może udać się do banku, w którym jego firma posiada rachunek bieżący i wypłacić gotówkę z rachunku przedsiębiorstwa czekiem gotówkowym. Zaliczka możne być również wypłacona przelewem bankowym co zostanie odnotowane na wyciągu bankowym (WB).

Rozliczenie zaliczki

Pracownik  jest zobowiązany do rozliczenia się z zaliczki. W tym celu przedkłada dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku, na przykład faktury za zakup materiałów, towarów czy usług najlepiej z adnotacją zapłacono gotówką jeśli otrzymał wcześniej zaliczkę wypłaconą z kasy.
Również dla zaliczek wypłaconych pracownikowi na delegacje należy przedstawić dokumenty (bilety, rachunki, faktury) potwierdzające koszty odbytych podróży tj. przejazdów i dojazdów, noclegów, a także inne wydatki, określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Wszystkie przedstawione do rozliczenia i zaksięgowania dokumenty powinny być dokładnie sprawdzone ponieważ tylko właściwie udokumentowane wydatki mogą zostać  zaewidencjonowane w księgach rachunkowych.

Jeśli pracownik wydatkował więcej niż otrzymał zaliczki należy mu się zwrot w kwocie dopłaty, której dokonał. Jeśli wydatkował mniej środków niż otrzymał zaliczki lub nie dokonał planowanych zakupów czy wyjazdów służbowych powinien wpłacić do kasy przedsiębiorstwa (dokument KP – kasa przyjmuje) część lub całą niewykorzystaną kwotę zaliczki.

Jeżeli pracownik nie zwróci niewykorzystanej kwoty zaliczki pracodawcy przysługuje prawo potrącenia jej z wynagrodzenia pracownika w kwocie nie wyższej niż połowa wynagrodzenia w danym okresie rozliczeniowym. Szczegółowe zasady wysokości potrącanych z wynagrodzenia kwot znajdziemy w Kodeksie Pracy. Pamiętajmy, że zaliczkę otrzymaną na podróż służbową należy rozliczyć w ciągu 14 dni od powrotu pracownika z podróży.

Do ewidencji rozrachunków z pracownikami z tytułu wypłaconych zaliczek służy konto 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami. Do tego konta można prowadzić szczegółową ewidencję pracowników, którym zostały udzielone zaliczki, czyli tak zwaną analitykę. Powinna ona zapewnić ustalenie sum należności lub zobowiązań w odniesieniu do każdego pracownika.

Faktury za zakupy zapłacone przez pracownik, który otrzymał wcześniej zaliczkę można zaewidencjonować bezpośrednio na koncie 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami i pominąć księgowanie na koncie 201Konto 201 - Rozrachunki z dostawcami (Pasywne) 201 Rozrachunki z dostawcami. Konto 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami to służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia. Po stronie WN konta 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 księgujemy wypłacone pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia, a po stronie MA księgujemy rozliczone już zaliczki i zwroty środków pieniężnych.

Należy pamiętać, że koszty podróży służbowych zalicza się do kosztów działalności operacyjnej i ujmuje w księgach rachunkowych na kontach kosztowych według rodzaju i miejsca ich powstawiania (koszty działalności).

Ewidencja zaliczki na poczet zakupów

Ewidencja zaliczki na poczet wyjazdów służbowych