Ewidencja zaliczek na poczet przyszłego wynagrodzenia

09. 03. 2014 | Żaneta Solich

Kodeks Pracy mówi, że pracodawca ma obowiązek wypłacania wynagrodzenia za pracę wykonaną w miejscu i terminie określonym w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy. Nie wyklucza jednak możliwości wypłaty wynagrodzenia jeszcze przed wykonaniem pracy lub przed obowiązującym terminem. Pracownik może zwrócić się do pracodawcy o wypłatę części zarobku na poczet przyszłego wynagrodzenia.

Taka przedterminowa wypłata często jest nazywana zaliczką. Pamiętajmy jednak, że zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia nie jest jednakowa z zaliczką pieniężną, o której mowa w Kodeksie Pracy oraz, że Kodeks Pracy nie reguluje kwestii zaliczek na poczet wynagrodzeń. Udzielenie takiej zaliczki pracownikowi jest jednak zgodne z prawem, ponieważ jest działaniem na korzyść pracownika.

Przydatnym pracodawcy, wypłacającemu zaliczkę na poczet wynagrodzenia, dokumentem jest pisemny wniosek pracownika zawierający zgodę na potrącenie określonej kwoty netto lub brutto ze wskazanego przez pracownika wynagrodzenia.

Taki wniosek powinien zostać zaakceptowany przez pracodawcę lub inną upoważnioną do tego osobę, ponieważ taka zaliczka stanowi część wynagrodzenia, a więc część należności ze stosunku pracy.

Zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia staje się przychodem pracownika z chwilą, gdy ten otrzyma ją do dyspozycji, należy ją więc doliczyć do pozostałych przychodów ze stosunku pracy danego pracownika. W związku z tym pracodawca ma obowiązek pobrania od wypłaconej zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy. Kwota zaliczki stanowi również podstawę do naliczenia składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Przykład:

Pan Jan Kowalski jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę i otrzymuje miesięczne wynagrodzenie równe 3.000 zł brutto. W lutym otrzymał dodatkowo zaliczkę na poczet wynagrodzenia za marzec w wysokości 1.000 zł (przyznaną przez pracodawcę na jego pisemny wniosek). Wynagrodzenie za luty 2014 waraz z zaliczką na poczet wynagrodzenia marcowego wpłynęło na konto 28 lutego 2014.

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenie oraz zaliczki na podatek dochodowych jest kwota 4000 zł czyli wynagrodzenie brutto + zaliczka.

1. Lista płac – wynagrodzenia za luty 2014                                        3 000,00 zł
2. Lista płac  – zaliczka na poczet wynagrodzenia za marzec 2014         1 000,00 zł
3. Lista płac – potrącenie obowiązkowych składek:
   1.  na ubezpieczenia społeczne                                                                 548,40 zł
   2. ubezpieczenie zdrowotne                                                                     310,64 zł
   3.  zaliczki na podatek dochodowy                                                             287,00 zł
4. WB –  przelew wynagrodzenia i zaliczki netto                                             2 853,96 zł
5. Lista płac – wynagrodzenia za marzec 2014:
   1. wynagrodzenia brutto                                                                       3 000,00 zł
   2. przeksięgowanie zaliczki na poczet wynagrodzenia pobranej w lutym     1 000,00 zł