Klasyfikacja i wycena rozrachunków

13. 06. 2015 | Żaneta Solich

Zazwyczaj w obrocie pomiędzy przedsiębiorstwami moment zakupu lub sprzedaży aktywów rzadko pokrywa się z czasem zapłaty za nie. Mówimy wtedy o odroczonym terminie płatności. Jeśli to my coś sprzedajemy a nabywca nie płaci nam od razu mówimy o należności, kwocie która nam się należy od niego za sprzedaną rzecz. Jeśli natomiast my jesteśmy kupującym i korzystamy z odroczonego terminu płatności mamy zobowiązanie wobec naszego kontrahenta, które będziemy musieli uregulować. Ogół naszych należności i zobowiązań określamy mianem rozrachunków.

A zatem rozrachunki to kwoty potwierdzonych pisemnie (dokumentem źródłowym może być np. faktura, rachunek itp.) należności i zobowiązań, z określonym dokładnie terminem i sposobem płatności oraz wierzycielem lub dłużnikiem.

Rozrachunki możemy podzielić na:

• krótko lub długoterminowe w zależności od terminu płatności,
• krajowe lub zagraniczne w zależności od waluty rozliczeniowej,
• gotówkowe lub bezgotówkowe w zależności od formy rozliczenia,
• przeterminowane lub nie w zależności od terminu płatności,
• dotyczące działalności operacyjnej, finansowej lub inwestycyjnej,
• warunkowe lub bezwarunkowe,
• sporne lub bezsporne w zależności od stosunku dłużnika,
• pewne lub wątpliwe w zależności od stopnia ryzyka,
• przedawnione, umorzone lub nieściągalne w zależności od możliwości egzekucji od dłużnika.

Rozrachunki ewidencjonujemy na kontach zespołu 2 zakładowego planu kont z podziałem na:

• rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (konta 200 oraz 201),
• zobowiązania wekslowe (konto 214),
• rozrachunki publicznoprawne (konto 220 z podziałem na rozrachunki z ZUSem oraz z urzędem skarbowym),
• rozrachunki z tytułu podatku VAT (konta 221 z podziałem na VAT naliczony i należny oraz 223 podatek VAT do rozliczenia),
• inne rozrachunki publicznoprawne (konto 225),
• rozrachunki z tytułu wynagrodzeń (konto 230),
• Należności z tytułu niedoborów i szkód (konto 231),
• pozostałe rozrachunki z pracownikami (konto 234),
• pozostałe rozrachunki (konto 240),
• Należności z tytułu niedoborów i szkód (konto 231),
• rozliczenie nadwyżek (konto 243),
• należności dochodzone na drodze sądowej (konto 244),
• należne wpłaty na poczet kapitału (konto 250),
• odpisy aktualizujące rozrachunki (konto 290),
• zobowiązania warunkowe (konto 291).

Jak pisaliśmy wcześniej zobowiązania są pasywami, czyli źródłami finansowania naszego majątku natomiast należności są aktywami z czego wynika następujący schemat księgowania rozrachunków:

Do kont rozrachunkowych warto prowadzić analitykę umożliwiającą między innymi:

• zidentyfikowanie należności i zobowiązań dla poszczególnych kontrahentów,
• podział rozrachunków na poszczególne waluty,
• wyodrębnienie należności i zobowiązań długoterminowych,
• zidentyfikowanie roszczeń spornych, należności czy zobowiązań warunkowych.

Na kontach rozrachunkowych ewidencjonujemy wszelkie należności i zobowiązania od momentu ich powstania aż do całkowitego ich rozliczenia w wyniku:

a) spłaty,

b) umorzenia,

c) przedawnienia

d) czy też w wyniku oddalenia postępowania sądowego.

Zarówno należności jak i zobowiązania zwiększamy o odsetki za zwłokę w zapłacie lub ewentualne kary umowne.

W przypadku rozliczeń w walucie obcej  różnice kursowe zaliczamy w ciągu roku do kosztów bądź przychodów finansowych (konta 750Konto 750 - Przychody finansowe (Przychodowe) lub 751Konto 751 - Koszty finansowe (Kosztowe) ) oraz księgujemy:

a) dodatnie różnice kursowe po stronie WN kont rozrachunkowych  jako zmniejszenie zobowiązania lub zwiększenie należności,

b) ujemne różnice kursowe po stronie Ma kont rozrachunkowych jako zwiększenie zobowiązania lub zmniejszenie należności.

Zasady wyceny rozrachunków:

Aby oddać realny stan należności i zobowiązań należy dokonać okresowej weryfikacji ich prawdziwości, tzn. dokonać uzgodnienia z kontrahentami oraz wyksięgować przedawnione, umorzone lub nieściągalne należności lub zobowiązania. Zobowiązania wyksięgowujemy w 760Konto 760 - Pozostałe przychody operacyjne (Przychodowe) „Pozostałe przychody operacyjne” natomiast należności w 761Konto 761 - Pozostałe koszty operacyjne (Kosztowe) „Pozostałe koszty operacyjne”.

Ponadto zgodnie z zasadą ostrożnej wyceny należy utworzyć, nie później niż na dzień bilansowy, rezerwy na należności od dłużników:

• postawionych w stan likwidacji lub upadłości,
• których majątek nie  wystarcza na pokrycie kosztów postępowania upadłościowego i wobec, których wniosek o ogłoszenie upadłości został oddalony,
• kwestionujących zasadność należności,
• zalegających z zapłatą, jeżeli ich sytuacja ekonomiczna wskazuje na to, że spłata należności nie jest prawdopodobna.

Rezerwy tworzymy do wysokości należności nie pokrytych gwarancją lub innym zabezpieczeniem księgując je w ciężar 761Konto 761 - Pozostałe koszty operacyjne (Kosztowe) „Pozostałych kosztów operacyjnych”, chyba że dotyczą pożyczek lub odsetek to wtedy księgujemy je w ciężar 751Konto 751 - Koszty finansowe (Kosztowe) „Kosztów finansowych”.

Do ewidencji rezerw służy konto 840 „Rezerwy”. Po stronie Ma tego konta księgujemy utworzenie i zwiększenia rezerwy natomiast po stronie Wn księgujemy zmniejszenia i rozwiązanie rezerwy.